Ako nastaviť plány stretnutí v Kalendári Google
Ak máte firmu alebo službu, kde chcete umožniť klientom a zákazníkom rezervovať si u vás stretnutia, pozrite sa na funkciu Plány stretnutí v Kalendári Google.
Na rozdiel od slotov schôdzok v Kalendári Google vám Plány stretnutí umožňujú vytvárať a zdieľať stránky na rezervovanie stretnutí. Môžete sa stretnúť osobne, telefonicky alebo pomocou Google Meet. Okrem toho vy aj vaši klienti dostávate e-mailové upozornenia ako potvrdenia a pripomienky.
Plány stretnutí v Kalendári Google majú veľa nastavení. Poďme sa teda pozrieť na základy funkcie, aby ste ju mohli začať používať!
Dostupnosť plánov stretnutí
Rovnako ako mnoho iných funkcií Kalendára Google, aj rozvrhy stretnutí sú obmedzené na určité typy účtov a určité platformy. Ak máte záujem o používanie plánov stretnutí, skontrolujte nasledujúce.
- Jednotlivci môžu túto funkciu používať, ak sú predplatiteľmi služby Google Workspace Individual.
- Účty Business Starter nemajú prístup k tejto funkcii.
- Tí, ktorí majú pracovný alebo školský účet v Kalendári Google, môžu použiť Plány stretnutí alebo Časy schôdzok.
- V súčasnosti môžete nastaviť rozvrhy stretnutí iba v Kalendári Google na webe.
Povoliť plány schôdzok
Ak sa vám pri vytváraní udalosti v Kalendári Google bežne zobrazujú bloky stretnutí, môžete namiesto nich zapnúť funkciu Plány stretnutí.
Prejdite do Kalendára Google a prihláste sa. Kliknite na ikonu ozubeného kolieska v hornej časti a vyberte položku Nastavenia.
V navigácii vľavo vyberte „Rozvrhy stretnutí“. Potom začiarknite políčko Vytvoriť rozvrhy stretnutí namiesto slotov na stretnutia.
Začiarknutie tohto políčka môžete kedykoľvek zrušiť, ak chcete automaty na stretnutia znova použiť.
Nastavte si plán stretnutí
Teraz môžete začať nastavovať plán stretnutí jedným z dvoch spôsobov.
Kliknite na „Vytvoriť“ vľavo hore a vyberte „Rozvrh schôdzok“.
Prípadne kliknite na dátum a čas v Kalendári Google a vyberte kartu Plán schôdzok. Označte možnosť Vytvoriť nový plán schôdzok, pridajte názov a kliknite na „Pokračovať“.
Potom sa vľavo zobrazí bočný panel Plán rezervovateľných stretnutí. Tu nakonfigurujete každé z nastavení pre svoje rezervácie.
Trvanie vymenovania
Termíny musia trvať najmenej 30 minút. Pomocou rozbaľovacieho poľa vyberte, ako dlho má každé stretnutie trvať. Pre konkrétne časové obdobie použite možnosť Vlastné.
Všeobecná dostupnosť
Máte úplnú flexibilitu pre svoj plán stretnutí. Uvidíte dni v týždni, kde si môžete vybrať časový rámec pre každý deň alebo len pre konkrétne dni. Ak chcete pridať deň, kliknite na znamienko plus a ak chcete jeden deň odstrániť, kliknite na krúžok s prečiarknutou čiarou. Ak chcete ušetriť čas, môžete nastaviť jeden deň a skopírovať časový rámec do ostatných dní pomocou ikony kopírovania.
Okrem toho si môžete nechať svoj plán stretnutí opakovať každý týždeň, ak chcete. Kliknite na rozbaľovacie pole v hornej časti sekcie a vyberte možnosť Opakovať týždenne.
Miesto a konferencie
Vyberte miesto pre vaše stretnutia. Môžete si vybrať videokonferenciu Google Meet, osobné stretnutie alebo telefonický hovor. Ak chcete neskôr zadať umiestnenie, máte tiež možnosť zvoliť Žiadne.
Popis
Voliteľne môžete pridať popis, ktorý sa zobrazí na vašej rezervačnej stránke a v e-mailových potvrdeniach pre vašich klientov alebo zákazníkov. Môžete zahrnúť vysvetlenie svojej služby, spomenúť e-mail s pripomenutím, ktorý niekto dostane, alebo uviesť poznámku o vašich zásadách ochrany osobných údajov.
Rezervačný formulár
Rezervačný formulár pre vaše stretnutia vyžaduje meno a priezvisko osoby spolu s jej e-mailovou adresou. Ak chcete pridať ďalšie pole, napríklad telefónne číslo, rozbaľte túto sekciu a kliknite na položku Pridať položku.
Vyberte Telefónne číslo alebo Vlastná položka, voliteľne zadajte požadované pole a kliknite na „Pridať položku“.
E-mailová pripomienka
Ďalšou funkciou, ktorú si budete chcieť vyskúšať, sú e-mailové pripomienky, takže túto sekciu rozbaľte. Uvidíte, že vy aj osoba, ktorá plánuje stretnutie, dostanete potvrdzujúci e-mail s pozvánkou z Kalendára Google.
Ak chcete, môžete začiarknuť políčko a odoslať e-mailovú pripomienku svojmu klientovi alebo zákazníkovi. Je to skvelé na pripomenutie stretnutia deň alebo hodinu vopred. Môžete si tiež vybrať konkrétny časový rámec výberom možnosti „Vlastné“ v rozbaľovacom poli a zahrnúť viac ako jeden časový rámec kliknutím na položku „Pridať pripomenutie“.
Uložte si plán stretnutí
Keď skončíte s nastavením plánu, kliknite na „Uložiť“ v dolnej časti. Potom sa vám zobrazí nové vyskakovacie okno, kde môžete navštíviť alebo skopírovať odkaz na svoju rezervačnú stránku alebo zobraziť plány stretnutí, ak ich nastavíte viac.
Toto je to isté okno, ktoré uvidíte, ak vyberiete udalosť rezervácie v kalendári.
Ak máte firmu, kde sú rezervácie nevyhnutné, alebo učebňu, kde by vám pomohli stretnutia študentov, určite si pozrite Plány stretnutí v Kalendári Google.