Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word

Keď potrebujete tlačiť listy alebo posielať e-maily mnohým zákazníkom, klientom alebo zamestnancom, môžete to urobiť rýchlo pomocou hromadnej korešpondencie. Pomocou sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Microsoft Word to môžete nastaviť v priebehu niekoľkých minút.

Hromadná korešpondencia vám umožňuje zostaviť základ správy, vložiť mená a vytvoriť všetky písmená naraz. Peknou časťou sprievodcu hromadnou korešpondenciou v programe Word je, že môžete použiť existujúci zoznam alebo ho vytvoriť za chodu. Môžete si tiež prispôsobiť rôzne časti listu a použiť zlúčenie okrem e-mailov a listov aj na štítky alebo obálky.

Vytvorte hromadnú korešpondenciu v programe Word

Vzhľadom na popularitu odosielania obchodných e-mailov na rozdiel od fyzických listov, použite príklad vytvorenia e-mailovej hromadnej korešpondencie. Otvorte dokument programu Microsoft Word a napíšte správu.

Keď dokončíte svoju správu a ste pripravení vytvoriť zlúčenie, prejdite na kartu Korešpondencia. Pomocou rozbaľovacej šípky Spustiť hromadnú korešpondenciu vyberte „Sprievodca hromadnou korešpondenciou krok za krokom“.

Vpravo uvidíte otvorený bočný panel, ktorý vás prevedie procesom hromadnej korešpondencie. Označte možnosť E-mailové správy v hornej časti a kliknite na tlačidlo „Ďalej: Štartovací dokument“ v dolnej časti.

Ďalej vyberte možnosť Použiť aktuálny dokument. Ak chcete začať odznova so šablónou alebo z iného dokumentu, vyberte túto možnosť.

Kliknite na „Next: Select Recipients“ v spodnej časti bočného panela.

Pridajte príjemcov

Teraz si môžete vybrať zoznam príjemcov alebo si ho vytvoriť pomocou nasledujúcich možností.

Použiť existujúci zoznam: Vyberte túto možnosť a kliknutím na „Prehľadávať“ vyhľadajte svoj súbor. Keď sa otvorí v programe Word, zobrazí sa pole, v ktorom môžete svoj zoznam upraviť, ak chcete. Triediť, filtrovať, nájsť duplikáty alebo overiť adresy. Na výber a zrušenie výberu príjemcov môžete použiť aj začiarkavacie políčka.

Vybrať z kontaktov programu Outlook: Označte túto možnosť a kliknutím na „Vybrať priečinok kontaktov“ vyberte priečinok. Potom uvidíte, že kontakty z tohto priečinka sa zobrazia v poli, ako je uvedené vyššie, kde môžete upraviť svoj zoznam.

Zadajte nový zoznam: Vyberte túto možnosť a potom kliknite na „Vytvoriť“, aby ste do kontextového okna zadali podrobnosti o príjemcoch. Môžete použiť ktorékoľvek z polí, ktoré sa vám páči, a prispôsobiť stĺpce.

Po výbere príjemcov kliknite na „Ďalej: Napíšte svoju e-mailovú správu“ v spodnej časti bočného panela.

Dokončite svoju správu

Potom si môžete vybrať z blokov, ktoré vidíte, a pridať do správy podrobnosti o príjemcovi.

Blok adresy: Umiestnite kurzor do dokumentu na miesto, kde chcete blok adresy. Potom vyberte formát mien príjemcov, či chcete zahrnúť názov spoločnosti alebo poštovú adresu a ďalšie podrobnosti o mieste.

Vpravo uvidíte ukážku každého príjemcu a pomocou šípok v hornej časti ich môžete prechádzať a kontrolovať. Ak niečo chýba, opravte to kliknutím na položku „Zhoda polí“.

Po dokončení kliknite na „OK“. Premennú Blok adresy uvidíte vo svojom dokumente na mieste, ktoré ste vybrali.

Riadok pozdravu: Umiestnite kurzor v dokumente na miesto, kde chcete umiestniť pozdrav. Vyberte pozdrav a formát pre uvítací riadok, ako aj predvolený pre neplatné mená príjemcov. Zobrazte si ukážku každého pomocou šípok a poľa smerom dole.

Po dokončení kliknite na tlačidlo „OK“ a v dokumente sa zobrazí premenná riadok pozdravu.

Elektronické poštovné: Ak máte v počítači nainštalovaný softvér na elektronické poštovné, vyberte túto možnosť a postupujte podľa pokynov.

Viac položiek: Ak chcete pridať ďalšie polia, ako sú telefónne čísla alebo ďalšie riadky s adresou, umiestnite kurzor do dokumentu na miesto, kde chcete polia, vyberte túto možnosť a doplňte podrobnosti. Dokončite kliknutím na „Vložiť“ alebo „Zhoda polí“.

Ak chcete odstrániť ktorúkoľvek z položiek, ktoré ste pridali, jednoducho vyberte premennú a odstráňte ju z dokumentu.

V spodnej časti bočného panela vyberte možnosť „Ďalej: Ukážka e-mailových správ“.

Ukážka a odošlite e-maily

Potom uvidíte ukážku listu s premennými vyplnenými podrobnosťami o vašich príjemcoch. Na zobrazenie ukážky každej správy použite šípky na bočnom paneli. Ak chcete zmeniť príjemcov, vyberte položku „Upraviť zoznam príjemcov“ alebo sa vráťte späť a upravte dokument pomocou odkazov na kroky v spodnej časti bočného panela.

Keď skončíte, kliknite na „Ďalej: Dokončiť zlúčenie“ a potom vyberte „Elektronická pošta“ na dokončenie podrobností Komu, Predmet a Formát pošty. Voliteľne môžete posielať iba niektorým príjemcom. Kliknutím na „OK“ odošlete e-maily cez Outlook.

Iné typy dokumentov hromadnej korešpondencie

Ak si vo Worde vyberiete iný typ hromadnej korešpondencie, uvidíte len malé odchýlky od sprievodcu.

Listy a adresár: Môžete pridať rovnaké podrobnosti ako pri e-mailoch, ale na konci môžete vytlačiť alebo upraviť jednotlivé listy alebo poslať adresár do nového dokumentu.

Obálky a štítky: Môžete si vybrať z rôznych možností, ako je veľkosť obálky, typ štítka a typ písma. Potom vytlačte obálky alebo štítky.

Pomocou karty Korešpondencia môžete vytvoriť hromadnú korešpondenciu v programe Microsoft Word od začiatku pre e-maily, listy, obálky alebo štítky. Najjednoduchší spôsob, ako nastaviť zlúčenie vo Worde, nájdete v sprievodcovi hromadnou korešpondenciou.