Ako vytvoriť pravidlo v programe Microsoft Outlook

Pomocou pravidiel v programe Microsoft Outlook môžete automaticky použiť preddefinované akcie na e-maily, ktoré zodpovedajú zadaným kritériám vo vašom účte. Pomáha to vyhnúť sa manuálnemu filtrovaniu vašich e-mailov a automatizuje proces za vás. Ukážeme vám dva rôzne spôsoby vytvárania pravidiel v programe Outlook.

Spôsoby, ako vytvoriť pravidlá v programe Outlook

Prvý spôsob, ako vytvoriť pravidlo v programe Outlook, je použiť existujúcu e-mailovú správu ako základ. Outlook sa potom pokúsi nájsť správy podobné tej, ktorú ste vybrali, a umožní vám na ne použiť akcie.

Ďalším spôsobom je vytvorenie pravidla zo šablóny. Pri tejto metóde si buď vyberiete šablónu na vytvorenie pravidla, alebo vytvoríte pravidlo z prázdnej šablóny. To vám dáva viac možností, čo chcete robiť so svojimi e-mailami.

Vytvorte pravidlo pomocou existujúceho e-mailu v programe Outlook

Ak chcete ako základ pre pravidlo použiť e-mail, ktorý sa už nachádza vo vašom e-mailovom účte, najskôr spustite na počítači aplikáciu Outlook.

Keď sa otvorí Outlook, nájdite e-mail, ktorý chcete použiť ako základ. Chceme napríklad posielať všetky e-maily zo Zoomu do konkrétneho priečinka, takže nájdeme e-mail zo Zoomu. Potom kliknite pravým tlačidlom myši na tento e-mail a vyberte položku Pravidlá > Vytvoriť pravidlo.

Otvorí sa okno „Vytvoriť pravidlo“. Tu Outlook vopred vyplní určité polia z vybratého e-mailu, aby vám ušetril čas. Ak chcete použiť tieto polia, začiarknite políčko vedľa každého poľa.

Ak by ste chceli zmeniť obsah polí, neváhajte to urobiť.

V tom istom okne v časti „Vykonať nasledujúce“ sa rozhodnete, akú akciu použijete na vybraté e-maily. Ak napríklad chcete automaticky presunúť e-maily podobné tým, ktoré ste vybrali, do priečinka, aktivujte možnosť „Presunúť položku do priečinka“. Potom kliknite na „Vybrať priečinok“.

V okne „Pravidlá a upozornenia“ vyberte priečinok, do ktorého chcete presunúť svoje e-maily. Potom vyberte „OK“.

Späť v okne „Vytvoriť pravidlo“ kliknutím na „OK“ vytvorte a uložte svoje pravidlo.

Vo výzve „Úspech“, ktorá sa otvorí, ak chcete svoje nové pravidlo použiť aj na existujúce e-maily, povoľte možnosť „Spustiť toto pravidlo teraz v správach, ktoré sú už v aktuálnom priečinku“. Potom zvoľte „OK“.

A to je všetko. Vaše pravidlo je teraz vytvorené a bude sa uplatňovať na e-maily zodpovedajúce zadaným kritériám.

Vedeli ste, že na automatické e-maily so skrytou kópiou môžete použiť pravidlo programu Outlook?

Vytvorte rolu pomocou šablóny v programe Outlook

Outlook má viacero šablón, ktoré vám pomôžu vytvoriť niektoré základné pravidlá. Ak chcete použiť tieto šablóny, najprv na svojom počítači spustite Outlook. Potom v ľavom hornom rohu Outlooku kliknite na „Súbor“.

Na ľavom bočnom paneli kliknite na „Informácie“. Potom na pravej table vyberte „Spravovať pravidlá a upozornenia“.

Otvorí sa okno „Pravidlá a upozornenia“. Tu pod záložkou „Pravidlá e-mailu“ kliknite na „Nové pravidlo“.

Zobrazí sa okno „Sprievodca pravidlami“, ktoré ponúka rôzne šablóny, ktoré môžete použiť pre svoje nové pravidlo. Vyberte šablónu, ktorú chcete použiť. Napríklad vyberte „Presunúť správy s konkrétnymi slovami v predmete do priečinka“, ak chcete presunúť svoje e-maily obsahujúce konkrétne slovo v riadku predmetu do konkrétneho priečinka vo vašom e-mailovom účte.

V nasledujúcich krokoch použijeme vyššie uvedenú šablónu.

Po výbere šablóny v spodnej časti okna vyberte „Ďalej“.

Na nasledujúcej stránke v časti „Krok 2“ kliknite na „Konkrétne slová“.

Zobrazí sa okno „Hľadať text“. Tu kliknite na pole „Zadajte slová alebo frázy na vyhľadávanie v predmete“ a zadajte slová alebo frázy, podľa ktorých chcete filtrovať svoje e-maily. Potom pridajte tieto slová do zoznamu kliknutím na „Pridať“.

Keď pridáte svoje slová, kliknite na tlačidlo „OK“.

Ešte raz v časti „Krok 2“ kliknite na „Zadané“.

Vyberte priečinok, do ktorého chcete presunúť svoje e-maily. Potom vyberte „OK“.

Teraz ste späť v okne „Sprievodca pravidlami“. Tu v dolnej časti kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Potom vyberte „Ďalej“ a „Ďalej“.

Na obrazovke „Dokončiť nastavenie pravidla“ do poľa „Krok 1: Zadajte názov tohto pravidla“ zadajte názov pravidla. Môže to byť ľubovoľný názov podľa vášho výberu, skúste však použiť popisný názov, aby ste toto pravidlo neskôr ľahko rozpoznali.

V časti „Krok 2: Možnosti nastavenia pravidla“, ak chcete okrem nových e-mailov použiť rolu aj pre všetky existujúce e-maily, povoľte možnosť „Spustiť toto pravidlo teraz v správach, ktoré sú už v priečinku Doručená pošta“.

Aktivujte pravidlo výberom možnosti „Zapnúť toto pravidlo“. Potom v dolnej časti kliknite na „Dokončiť“.

V okne „Pravidlá a upozornenia“ v dolnej časti vyberte „Použiť“ a potom „OK“.

Vaše pravidlo je teraz vytvorené a bude filtrovať a vykonávať akcie na vybratých e-mailoch. Všetci ste pripravený.

Vedeli ste, že v programe Outlook môžete vytvárať pravidlá na strane servera? Tieto sa líšia od tých, ktoré ste videli vyššie, a možno ich budete chcieť použiť v určitých prípadoch.