7 užitočných funkcií programu Microsoft Excel, ktoré ste možno prehliadli

Niekedy, keď používate aplikácie každý deň, nové funkcie môžu zostať nepovšimnuté. Aby ste mali prehľad o užitočných nástrojoch pre svoje tabuľky, pozrite sa na tieto funkcie programu Microsoft Excel, ktoré ste možno prehliadli.

1. Sparklines pre rýchle malé grafy

Aj keď v Exceli môžete vytvoriť mnoho rôznych typov tabuliek a grafov, možnosť sparkline je tá, ktorú môžete prehliadnuť. Pomocou neho môžete vložiť užitočný graf do jednej bunky bez toho, aby ste odvádzali pozornosť od údajov.

Vyberte bunku, do ktorej chcete pridať minigraf. Prejdite na kartu Vložiť a vyberte čiarový, stĺpcový alebo výhra/prehra v závislosti od požadovaného štýlu v sekcii Sparklines na páse s nástrojmi.

Vo vyskakovacom okne zadajte rozsah buniek alebo ho vyberte na svojom hárku, aby sa vyplnilo pole Rozsah údajov. Potvrďte alebo zmeňte zadanie v poli Rozsah umiestnenia pre umiestnenie grafickej čiary. Kliknite na „OK“.

Potom budete mať v samostatnej bunke šikovný malý graf, ktorý rýchlo zobrazí vizuál vašich údajov bez všetkého chmýří.

2. Overenie údajov na odstránenie nesprávnych záznamov

Keď vytvoríte hárok, ktorý môžu ostatní vyplniť alebo na ňom spolupracovať, môžete skončiť s nesprávnymi údajmi na nesprávnych miestach. Pomocou overenia údajov môžete zabezpečiť, že informácie, ktoré každý zadá, sú to, čo patrí.

Vyberte bunku, do ktorej chcete pridať overenie. Prejdite na kartu Údaje a kliknite na tlačidlo Overenie údajov v časti Nástroje údajov na páse s nástrojmi alebo pomocou šípky rozbaľovacej ponuky vyberte túto možnosť.

Keď sa pole otvorí, vyberte typ overenia, ktorý chcete použiť. Môžete si vybrať text, dátum, čas, celé číslo, desatinné číslo, zoznam alebo vlastný typ údajov. Vyplňte zostávajúce polia podľa typu údajov, ktoré si vyberiete.

Voliteľne môžete použiť karty Input Message a Error Alert na prispôsobenie pokynov alebo chybových hlásení. Po dokončení kliknite na „OK“.

V budúcnosti, keď niekto pridá údaje do tejto bunky, bude musieť zadať údaje, ktoré Excel očakáva pri overovaní. Ak tak neurobia, zobrazí sa im chyba.

Funkcia overenia údajov je skvelý spôsob, ako vytvoriť rozbaľovacie zoznamy v hárku aj na zadávanie údajov.

3. Stavový riadok na zobrazenie (a kopírovanie) výpočtov bez vzorcov

Možno budete chcieť urobiť rýchly výpočet, napríklad súčet alebo spriemerovanie niekoľkých čísel, ale nemusíte nutne pridávať vzorec do hárku. Pomocou stavového riadka môžete vidieť výpočty rýchlym a jednoduchým spôsobom.

Vyberte bunky obsahujúce hodnoty, ktoré chcete vypočítať. Potom sa pozrite dolu na stavový riadok. Uvidíte Súčet, Priemer, Minimum, Maximum a Počet.

Ak chcete upraviť výpočty, ktoré sa zobrazujú v stavovom riadku, kliknite naň pravým tlačidlom myši a vyberte tie, ktoré chcete začiarknuť.

Pre používateľov systému Windows môžete tiež skopírovať hodnotu priamo zo stavového riadka. Stačí si vybrať ten, ktorý chcete, a bude umiestnený do vašej schránky. Potom ho môžete vložiť do hárku alebo vložiť do inej aplikácie.

4. Flash Fill for Filling Cells

Ak potrebujete vyplniť veľa údajov, funkcia Flash Fill vám s tým môže pomôcť rozpoznávaním vzorov. Môžete mať napríklad zoznam mien a priezvisk v jednom stĺpci, ktorý chcete rozdeliť do dvoch stĺpcov. Zadaním iba jedného údaja môže Flash Fill vyplniť zvyšok.

Pridajte časť údajov do bunky. Pre náš príklad zadáme krstné meno. Potom prejdite na kartu Údaje a kliknite na tlačidlo Flash Fill v časti Nástroje údajov na páse s nástrojmi.

Mali by ste vidieť, že Excel vyplní zvyšok buniek týmito krstnými menami. To isté môžete urobiť pre priezvisko. Zadajte jeden do hornej bunky a stlačte tlačidlo Flash Fill. Bum, jedna a hotovo!

5. Odstráňte duplikáty kliknutím

Stávajú sa duplikáty. Platí to najmä vtedy, ak importujete údaje do Excelu z iného zdroja. Možno budete potrebovať čas na vyčistenie opakujúcich sa údajov. V Exceli môžete odstrániť duplikáty v priebehu niekoľkých sekúnd.

Vyberte údaje, v ktorých chcete vyhodnotiť duplikáty. Prejdite na kartu Údaje a kliknite na tlačidlo Odstrániť duplikáty v časti Nástroje údajov na páse s nástrojmi.

V okne, ktoré sa otvorí, potvrďte stĺpce, ktoré chcete skontrolovať, a kliknite na „OK“.

Potom uvidíte, že vaše duplikáty zmiznú so správou, ktorá vám oznámi, koľko bolo odstránených.

6. Sledujte okno pre rýchle výsledky vzorca

Ak máte veľký zošit s mnohými hárkami a množstvom údajov, okno sledovania vám pomôže sledovať vaše vzorce. Namiesto hľadania týchto meniacich sa výsledkov v tabuľkách a údajoch jednoducho pridajte vzorec do nástroja a rýchlo uvidíte výsledky.

Vyberte bunku obsahujúcu vzorec, ktorý chcete sledovať. Prejdite na kartu Vzorce a v časti Auditovanie vzorcov na páse vyberte „Okno sledovania“.

Kliknutím na „Pridať hodinky“ pridáte vzorec do zoznamu.

Skontrolujte, či je vybratá bunka správna a kliknite na „Pridať“.

Teraz môžete kedykoľvek otvoriť okno sledovania na karte Vzorce, aby ste videli meniace sa výsledky svojich vzorcov bez toho, aby ste ich museli hľadať.

7. Analyzujte údaje bez práce

Microsoft Excel poskytuje užitočnú funkciu na automatickú analýzu vašich údajov. Funkcia Analyze Data, ktorá je vhodne pomenovaná, vám môže ušetriť čas, keď potrebujete rýchlu analýzu.

Vyberte hárok, s ktorým chcete pracovať, a prejdite na kartu Domov. Kliknite na „Analýza údajov“ v sekcii Analýza na páse s nástrojmi.

Vpravo uvidíte otvorený bočný panel, ktorý vám umožní klásť otázky o údajoch, objavovať štatistiky, zobrazovať frekvencie a vzory a vkladať položky, ako sú grafy a kontingenčné tabuľky.

Nezabudnite sa posunúť do spodnej časti bočného panela a kliknutím na odkaz zobrazíte všetky dostupné výsledky analýzy vašich údajov.

Dúfajme, že tieto funkcie Excelu sú niektoré, ktoré začnete používať, aby ste ušetrili čas, znížili počet chýb a udržali krok s vývojom údajov. Ak chcete pokračovať v učení sa, čo všetko Excel dokáže, určite si pozrite nášho sprievodcu základnými funkciami Excelu, ktoré by mal poznať každý.