7 funkcií služby Dokumenty Google, ktoré šetria čas, ktoré potrebujete vedieť

Ak máte pred obedom urobiť tucet úloh, každá skratka na urýchlenie je vítaná. Tu je niekoľko funkcií, ktoré šetria čas pre Dokumenty Google a ktoré môžu pomôcť urýchliť vytváranie a úpravu dokumentov.

1. Viacnásobný výber textu pre rýchlejšie formátovanie

Google aktualizoval Dokumenty v prvej polovici roku 2022, aby zjednodušil výber textu. Pre rýchlejšie formátovanie alebo dokonca mazanie môžete zachytiť viacero častí textu naraz.

Dvakrát kliknite na slovo alebo použite kurzor na ťahanie cez prvú časť textu. Vo Windowse podržte Ctrl a na Macu podržte Command. Potom dvakrát kliknite alebo potiahnite cez ďalšiu časť.

Pokračujte v procese, kým nevyberiete všetok požadovaný text. Potom môžete prejsť na panel s nástrojmi alebo do ponuky a použiť formátovanie písma, použiť príkaz Odstrániť, aby ste sa zbavili textu, alebo s týmito výbermi viacerých textov robiť čokoľvek, čo chcete.

2. Nahradenia textu pre skratky

Na svojom mobilnom zariadení môžete použiť nahrádzanie textu, takže môžete zadať „OMW“ a zobraziť ho ako „na ceste“. Rovnaký typ vecí môžete robiť v Dokumentoch Google. To vám poskytuje rýchly spôsob vkladania textu alebo symbolov, ktoré často používate.

Prejdite na Nástroje > Predvoľby. Vyberte kartu Náhrady a zobrazí sa zoznam existujúcich náhrad.

Ak chcete pridať svoj vlastný, zadajte skratku, ktorú chcete použiť, do poľa Nahradiť a nahradzujúci text do poľa S. Začiarknite políčko Automatic Substitution (Automatické nahradenie), kliknite na „OK“ a potom vyskúšajte svoju náhradu.

3. Inteligentné čipy pre rýchle vkladanie

Inteligentné čipy debutovali pred časom vložením kontaktných informácií a interaktívnych dátumov. Teraz môžete túto funkciu použiť na vytváranie blokov, súborov, zoznamov, médií, dátumov, nadpisov, komponentov stránky, tabuliek a ďalších.

Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete zobraziť možnosti inteligentného čipu, a zadajte symbol @ (At). Uvidíte otvorený rozbaľovací zoznam s rolovacím zoznamom vyššie uvedených položiek.

Ak sa chcete rýchlejšie dostať k položke, ktorú chcete, môžete nasledovať symbol @ vedľa mena kontaktu, názvu súboru alebo názvu položky, ktorú chcete vložiť.

V rozbaľovacom zozname vyberte správnu položku. Okamžite sa zobrazí vo vašom dokumente, takže môžete prejsť na ďalšiu úlohu.

4. Priraďte položky a úlohy jedným kliknutím

Keď spolupracujete na dokumente Google, môžete si rozdeliť úlohy na vytvorenie alebo úpravu dokumentu. Pomocou Komentárov môžete spomenúť spolupracovníka a potom mu priradiť povinnosť.

Vyberte text, objekt alebo obrázok a potom vyberte možnosť „Pridať komentár“ (modrá bublina so znamienkom plus vo vnútri) na plávajúcom paneli s nástrojmi na pravom okraji stránky.

Napíšte symbol @ (At), za ktorým nasleduje meno spolupracovníka a voliteľne pridajte poznámku. Potom začiarknite políčko Priradiť [meno] a kliknite na „Priradiť“.

Osoba, ktorú spomínate, dostane upozornenie, že ste jej pridelili úlohu, a keď ju dokončí, uvidíte v histórii komentárov.

Táto funkcia umožňuje vám a vašim spolupracovníkom jednoducho distribuovať prácu a uchovávať si o nej záznamy na jednom mieste.

5. Prehľad dokumentu pre vstavanú navigáciu

Hoci obsah dokumentu môžete vytvoriť pomocou vstavaného nástroja, možno nebudete chcieť, aby bol súčasťou dokumentu. Namiesto toho môžete použiť obrys dokumentu na automatické vytvorenie navigácie do umiestnení dokumentu.

Ak chcete do obrysu pridať text, naformátujte ho ako akýkoľvek štýl nadpisu. Keď tak urobíte, tento text sa okamžite objaví v obryse dokumentu. Obrys zobrazuje nadpisy v hierarchickom rozložení.

Ak chcete zobraziť obrys, prejdite na Zobraziť > Zobraziť obrys a potom kliknite na ikonu Obrys v ľavej hornej časti dokumentu.

Potom môžete rýchlo prejsť na ľubovoľné miesto v dokumente kliknutím na príslušný nadpis v obryse.

6. Koncepty Gmail pre jednoduchú spoluprácu

Ďalšia skvelá funkcia Dokumentov Google na spoluprácu môže tiež šetriť čas pri vašich vlastných úlohách. Môžete vytvárať správy pre Gmail a odosielať ich do e-mailovej aplikácie ako koncepty pripravené na odoslanie.

Prejdite na položku Vložiť > Stavebné bloky a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Koncept e-mailu“.

Keď sa vo vašom dokumente objaví blok, pridajte príjemcu, prípadne kontakty pre Kópiu a Skrytú kópiu, predmet a vašu správu. Po dokončení kliknite na ikonu Gmail vľavo.

Tento e-mail sa potom zobrazí v priečinku Koncepty v Gmaile. Zamierte tam, keď budete pripravení odoslať e-mail.

Ak potrebujete praktický spôsob spolupráce na správach alebo jednoduchý spôsob vytvorenia niekoľkých e-mailov na jednom mieste, vyskúšajte túto úžasnú funkciu.

7. Osobný slovník pre vaše vlastné slová

Ak máte vo zvyku spúšťať kontrolu pravopisu a gramatiky v Dokumentoch Google, oceníte túto ďalšiu funkciu. Pomocou osobného slovníka môžete pridať svoje vlastné slová, ktoré nespustia upozornenia kontrolóra.

Prejdite do časti Nástroje > Pravopis a gramatika a vyberte možnosť „Osobný slovník“.

Napíšte slovo do príslušného poľa a kliknite na „Pridať“. Môžete pokračovať v pridávaní ďalších slov a po dokončení kliknite na „OK“.

Vpred môžete zadať tieto slová do dokumentu a spustiť kontrolu pravopisu bez toho, aby ste sa museli obávať, že sa tieto slová objavia ako nesprávne napísané. Urýchľuje to proces kontroly a je to skvelé pre osobné názvy alebo názvy produktov, ktoré sú nezvyčajné.

Tieto funkcie služby Dokumenty Google vám môžu ušetriť veľa času, či už pracujete samostatne alebo v tíme. Majte ich na pamäti, aby ste mohli tráviť viac času inými úlohami a menej vytváraním a upravovaním dokumentov.