7 Nedostatočne využívané funkcie programu Microsoft Outlook

Niekedy sa tak zapletiete do kontroly a písania e-mailov, že nemáte čas preskúmať zvyšok svojej doručenej pošty. Microsoft Outlook má niekoľko funkcií, ktoré mnohí nevyužívajú, ale môžu byť veľmi užitočné pri každodenných úlohách.

1. Čítajte nahlas na počúvanie e-mailov

Multitasking je oveľa jednoduchší, keď môžete pri počúvaní e-mailov, ktoré si potrebujete prečítať, pracovať na niečom inom. Vtedy je užitočná funkcia Čítať nahlas.

Vyberte e-mail v doručenej pošte alebo ho otvorte v novom okne. Kliknite na „Čítať nahlas“. Toto tlačidlo nájdete na karte Domov v zobrazení doručenej pošty a na karte Správa v zobrazení e-mailov.

Uvidíte malý panel s nástrojmi s tlačidlami na prehrávanie, pozastavenie, posúvanie dopredu a dozadu. Na úpravu rýchlosti alebo hlasu môžete použiť aj ikonu ozubeného kolieska.

Vyskúšajte funkciu Čítať nahlas na svojom mobilnom zariadení a počúvajte e-maily na cestách!

2. Ukážka správy na zobrazenie viac alebo menej

Aj keď funkcia Message Preview nie je nič ohromujúca, je to niečo, o čom veľa ľudí nevie. Pri prezeraní e-mailov v doručenej pošte môžete v zozname správ zobraziť jeden, dva alebo tri riadky pre všetky priečinky alebo len jeden. Funkciu môžete tiež úplne vypnúť.

Prejdite na kartu Zobraziť v zobrazení doručenej pošty a vyberte šípku rozbaľovacej ponuky Ukážka správy. Vyberte počet riadkov, ktoré chcete zobraziť.

Zobrazí sa výzva, aby ste toto nastavenie použili na všetky poštové schránky alebo iba na aktuálny priečinok. Vyberte si a uvidíte aktualizáciu doručenej pošty.

Toto je užitočná funkcia na zobrazenie väčšieho množstva e-mailu bez toho, aby ste ho skutočne otvorili. Môžete vidieť, že je to ten, ktorý môže počkať na neskôr, alebo ten, ktorý potrebuje okamžitú akciu.

3. Zmienky na získanie niekoho pozornosti

Keď posielate e-mail veľkej skupine ľudí, môžete použiť funkciu zmienok, aby ste upútali pozornosť konkrétnej osoby, rovnako ako na Facebooku, Twitteri alebo Slacku. Zmienka o osobe v tele e-mailu zvýrazní jej meno, automaticky ju pridá do riadka Komu a zobrazí symbol @ (At) v zozname doručenej pošty.

Začnite zadaním symbolu @, za ktorým bude nasledovať ich meno alebo dokonca niekoľko prvých písmen. Zobrazia sa návrhy, takže jednoducho vyberte správny kontakt.

Ak sa o vás iní zmienia v e-mailoch, všetky tieto správy ľahko uvidíte. Do doručenej pošty si môžete pridať stĺpec Zmienka. Prípadne použite tlačidlo Filter v hornej časti doručenej pošty a vyberte možnosť „Spomenutá pošta“. Potom sa vám zobrazia e-maily, v ktorých sa o vás niekto zmienil.

4. E-mailové šablóny pre rýchly štart pri písaní

Ak používate šablóny vo Worde alebo Exceli, poznáte ich hodnotu. Môžete získať základné informácie, ktoré potrebujete, a potom vložiť svoje vlastné podrobnosti bez toho, aby ste museli vytvárať dokument alebo hárok od začiatku. To isté môžete urobiť v programe Outlook vytvorením vlastnej šablóny.

Napíšte novú správu ako obvykle. Vyberte Súbor > Uložiť ako. V dialógovom okne zadajte názov súboru a v rozbaľovacom zozname Uložiť ako typ vyberte možnosť Šablóna programu Outlook.

Ak chcete použiť svoju šablónu, prejdite na kartu Domov a otvorte rozbaľovaciu ponuku Nové položky. Prejdite na položku Ďalšie položky a vyberte možnosť „Vybrať formulár“.

V rozbaľovacom zozname Hľadať v hornej časti kontextového okna vyberte možnosť „Používateľské šablóny v systéme súborov“. Vyberte šablónu zo zoznamu a kliknite na „Otvoriť“.

Vaša šablóna sa potom zobrazí v novom okne so správou, ktorú môžete dokončiť a odoslať.

5. Presuňte myšou pre rýchle akcie

Ak chcete použiť e-mail, ktorý dostanete ako základ udalosti alebo úlohy, môžete jednoducho použiť presunutie myšou.

Potiahnite e-mail na ikonu kalendára alebo úlohy na ľavom navigačnom paneli a uvoľnite.

V tele správy sa zobrazí nová udalosť alebo úloha. Dokončite pozvánku na udalosť alebo úlohu ako zvyčajne.

6. Rýchle kroky na splnenie úloh jedným kliknutím

Rýchle kroky sú báječnou funkciou na vykonávanie niekoľkých úloh v e-maile naraz. Môžete si prispôsobiť prednastavený Rýchly krok alebo si vytvoriť svoj vlastný.

Prejdite na kartu Domov a v rovnako pomenovanej časti pása s nástrojmi sa zobrazí kolekcia Rýchle kroky. Ak chcete použiť predvoľbu, vyberte ju v poli. Potom sa zobrazí okno Prvé nastavenie, kde môžete pridať požadované podrobnosti a po dokončení kliknite na „Uložiť“.

Ak chcete vytvoriť svoj vlastný, vyberte možnosť „Vytvoriť nový“ v poli Rýchle kroky alebo použite rozbaľovaciu ponuku Nový rýchly krok na výber počiatočného bodu.

Vyberte svoju prvú akciu a doplňte podrobnosti. V ďalšom prípade kliknite na „Pridať akciu“ a urobte to isté. Výberom možnosti „Dokončiť“ uložíte Rýchly krok.

Ak chcete použiť prednastavený alebo vlastný Rýchly krok, vyberte e-mail a potom vyberte Rýchly krok na páse s nástrojmi na karte Domov alebo kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť z „Rýchle kroky“ v ponuke skratiek.

7. Chýbajúce pripomenutia príloh pre zabudnuté súbory

Ak používate Outlook na podnikanie, odoslanie e-mailu, v ktorom spomeniete prílohu a potom zabudnete priložiť súbor, je celkom bežné. Ak chcete ušetriť čas, keď nebudete musieť neskôr znova odosielať e-mail s prílohou, využite výhody vstavaného systému upozornení programu Outlook.

Ak chcete túto funkciu zapnúť, prejdite do časti Súbor > Možnosti. Vľavo vyberte položku Mail a prejdite nadol na položku Odoslať správy vpravo.

Začiarknite políčko Upozorniť ma, keď odošlem správu, v ktorej môže chýbať príloha, a kliknutím na tlačidlo „OK“ uložte zmenu.

Keď je toto upozornenie zapnuté, keď napíšete e-mail, ktorý obsahuje slovo „Príloha“ alebo „Priložené“ a žiadne tam nie je, Outlook zobrazí kontextovú správu, ktorá vám oznámi, že ste zabudli priložiť súbor.

Potom môžete vybrať možnosť „Neodosielať“ na priloženie súboru alebo „Preto odoslať“, ak prílohu nepotrebujete.

Využite jednu alebo viacero z týchto nedostatočne využívaných funkcií a zistite, či vám trochu uľahčia úlohy v programe Outlook. Ak vytvárate prezentácie aj s balíkom Office, pozrite si aj náš zoznam nedostatočne používaných funkcií programu PowerPoint.