7 funkcií Tabuliek Google na zvýšenie vašej produktivity
Úspora času, jednoduché vykonávanie úloh, efektívna práca a maximalizácia výstupu sú súčasťou produktivity. Pomocou týchto niekoľkých funkcií Tabuliek Google môžete zvýšiť svoju produktivitu a efektívnejšie pracovať s tabuľkami.
1. Výpočty bez vzorcov
Podobne ako pri prezeraní výpočtov v stavovom riadku programu Microsoft Excel môžete rýchlo zobraziť súčet, priemer, minimum alebo maximum skupiny buniek v Tabuľkách Google. To vám poskytuje jednoduchý spôsob, ako zobraziť výpočty bez pridávania vzorcov, ktoré možno do hárku nepotrebujete.
Vyberte bunky, ktoré chcete vypočítať. Môžete vybrať riadok, stĺpec, pole, náhodné bunky alebo kombináciu.
Pozrite sa dole do pravého dolného rohu hárka vedľa položky Preskúmať. Uvidíte súčet vybraných buniek.
Vyberte políčko so súčtom a vyberte iný výpočet alebo si ich jednoducho pozrite všetky.
Okrem spomínaných základných výpočtov vidíte počet vybratých buniek a počet vybratých buniek, ktoré obsahujú čísla.
2. Stĺpcové štatistiky pre rýchlu analýzu
Možno máte vo svojom hárku konkrétny stĺpec, ktorý by ste chceli analyzovať. Možno budete chcieť viac než len základné výpočty pre veci ako frekvencia alebo distribúcia. Môžete použiť funkciu Štatistika stĺpcov.
Ak chcete túto funkciu otvoriť, vyberte stĺpec a potom vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
- Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Štatistika stĺpca.
- Kliknite na šípku vedľa písmena stĺpca a vyberte možnosť Štatistika stĺpca.
- V ponuke prejdite do časti Údaje > Štatistika stĺpca.
Keď sa otvorí bočný panel Štatistika stĺpcov, vychutnajte si peknú snímku údajov vo vašom stĺpci. Zobrazte tabuľku počtu alebo rozdelenia, tabuľku frekvencie a súčty pre riadky, prázdne bunky, jedinečné hodnoty a výpočty.
Ak chcete zmeniť stĺpce, použite šípky v hornej časti bočného panela. Ak chcete ignorovať riadky, ako sú hlavičky stĺpcov, použite tlačidlá plus a mínus.
3. Preskúmajte návrhy, akcie a grafy
Ak chcete viac informácií o celom hárku a nie len o stĺpci, môžete vykonať rýchlu analýzu pomocou funkcie Preskúmať.
Na ľubovoľnom hárku v zošite jednoducho kliknite na „Preskúmať“ vpravo dole. Ak chcete podrobnosti pre konkrétny rozsah buniek, najskôr ich vyberte. Na postrannom paneli Preskúmať potom uvidíte veľa podrobností.
Zobrazte rýchle výpočty v hornej časti (pre vybraté bunky), položte otázku o svojich údajoch alebo použite návrh, použite formátovanie alebo vložte graf.
Ak chcete jednoduchým spôsobom zobraziť podrobnosti hárka, získať konkrétne informácie alebo pridať graf, pozrite si Preskúmať.
4. Overenie údajov pre obmedzenie záznamov
Nie je nič horšie ako nesprávne údaje vo vašom hárku. Pomocou funkcie Overenie údajov môžete obmedziť položky pomocou pravidiel pre text, dátumy, čísla a dokonca aj e-mailové adresy.
Vyberte bunku alebo rozsah, do ktorého chcete pridať overenie. Potom prejdite na kartu Údaje a vyberte možnosť „Overenie údajov“.
Vo vyskakovacom okne potvrďte bunku alebo rozsah, pridajte kritériá, vyberte akciu pre neplatné údaje a prípadne zobrazte pomocný text. Kliknite na „Uložiť“ a potom otestujte svoje overenie.
Či už požadujete číslo od 10 do 100, dátum po 1. januári 2022 alebo platnú webovú adresu, overenie údajov v Tabuľkách Google vám môže zabezpečiť, že dostanete to, čo potrebujete.
5. Rozbaľovacie zoznamy pre jednoduché zadávanie údajov
Ďalším praktickým nástrojom na zadávanie údajov je rozbaľovací zoznam. Vyššie uvedenú funkciu overenia údajov môžete použiť na vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu možností, z ktorých si môžete vybrať vy alebo váš tím.
Vyberte bunku, v ktorej chcete zoznam, a prejdite do časti Údaje > Overenie údajov. Môžete si vybrať z radu buniek, ktoré obsahujú položky zoznamu, alebo ich zadať sami. Vyberte teda buď „Zoznam z rozsahu“ alebo „Zoznam položiek“ a potom pridajte rozsah buniek alebo položky.
Vyplňte zvyšné polia pre neplatné údaje a vzhľad, ako si želáte, a kliknite na „Uložiť“.
Odvtedy si vy alebo tí, s ktorými zdieľate hárok, môžete jednoducho vybrať položku zo zoznamu. Môžete si tiež vytvoriť závislý rozbaľovací zoznam v Tabuľkách Google pre pokročilejšie možnosti zoznamu.
6. Zobrazenia filtra na ukladanie filtrov
Filtre vám poskytujú skvelé spôsoby, ako zúžiť údaje, ktoré si prezeráte alebo analyzujete. Ak teda neustále filtrujete rovnakým spôsobom, môžete to uložiť pomocou zobrazenia filtra.
Filtrujte svoje údaje ako obvykle. Potom použite šípku Filtrovať zobrazenia na paneli s nástrojmi alebo Údaje > Filtrovať zobrazenia v ponuke. Vyberte možnosť „Uložiť ako zobrazenie filtra“.
Keď sa okolo hárka objaví čierny okraj, vľavo hore pomenujte zobrazenie filtra. Potom môžete zobrazenie zatvoriť pomocou X vpravo hore.
Ak chcete k zobrazeniu kedykoľvek pristupovať, použite šípku Filtrovať zobrazenia na paneli s nástrojmi alebo prejdite do ponuky Údaje > Filtrovať zobrazenia a vyberte názov zobrazenia filtra.
Toto zobrazenie sa zobrazí, aby ste videli svoje filtrované údaje. Kliknutím na X po dokončení zatvoríte zobrazenie.
Môžete tiež vytvoriť zobrazenie filtra úplne od začiatku, vykonať úpravy v jednom a ďalšie. Ďalšie podrobnosti nájdete v našom podrobnom návode na túto funkciu.
7. Upozornenia na zmeny zošita
Aj keď si môžete prezrieť históriu verzií zošita, aby ste videli, čo zmenili vaši spolupracovníci, prečo jednoducho nedostanete upozornenie ak a kedy sa vykonajú zmeny? Presne na to si môžete nastaviť e-mailové upozornenia.
Otvorte zošit a v ponuke vyberte Nástroje > Pravidlá upozornení. V kontextovom okne vyberte možnosť „Pridať ďalšie pravidlo upozornenia“.
Potom si môžete vybrať, ako budú upozornenia fungovať. Keď sa vykonajú zmeny alebo keď používateľ odošle pripojený formulár, môžete dostať e-mail. Potom môžete dostať e-mail okamžite alebo každý deň.
Vyberte „Uložiť“ a po dokončení vyberte „Hotovo“. V budúcnosti stačí skontrolovať doručenú poštu, či nedošlo k zmenám v Tabuľkách Google, namiesto toho, aby ste trávili čas prezeraním histórie verzií, aby ste zistili, či boli vykonané zmeny.
Dúfajme, že aspoň jedna z týchto funkcií Tabuliek Google vám alebo vášmu tímu pomôže zlepšiť vašu produktivitu.