12 pravidiel e-mailovej etikety pre bezchybnú komunikáciu

Na napísanie e-mailu nemusíte byť skúsený spisovateľ. Pri písaní e-mailov, najmä pri obchodnej komunikácii, je však potrebné zvážiť veľa vecí. Tu je niekoľko pravidiel e-mailovej etikety, ktoré treba mať na pamäti pri vašich profesionálnych správach.

E-mailové polia

Môže sa zdať jednoduché vyplniť polia pre váš e-mail, ale tieto tipy vám môžu ušetriť trochu rozpakov a zároveň pomôcť vašim príjemcom.

Dvakrát skontrolujte adresy svojich príjemcov

Ak ste niekedy poslali e-mail nesprávnej osobe, pretože ste sa spoliehali na „inteligentné“ návrhy z vašej e-mailovej aplikácie, potom viete, aké to môže byť trápne.

Dvojitá kontrola mena a e-mailovej adresy príjemcu trvá iba minútu. Ak máte aplikáciu, ktorá konvertuje e-mailovú adresu na meno príjemcu na účely zobrazenia, jednoducho kliknite na túto šípku alebo umiestnite kurzor myši na meno pre rýchlu kontrolu.

Zadajte stručný predmet

Predmet, ktorý uvediete v e-maile, by mal byť stručný a zmysluplný. To umožňuje vášmu príjemcovi na prvý pohľad presne vidieť, o čom je e-mail. Môžu si dokonca prečítať svoje e-maily v poradí podľa dôležitosti obsahu, čo je miesto, kde sa nachádza predmet.

Snažte sa, aby bol predmet krátky, ale významný. Urobte z neho stručné zhrnutie toho, čo vaša správa obsahuje.

Zahrňte CC a BCC, ak je to zaručené

Nie každý príjemca vašej správy môže patriť do riadku Komu. Pole CC môžete použiť na skopírovanie ostatných, ktorí potrebujú e-mail ako referenciu, alebo pole BCC na ich skopírovanie, ale ich e-mailové adresy budú súkromné.

Vyhraďte pole Komu pre tých, ktorým smerujete správu, a všetky akcie, ktoré od nich požadujete. Pre ostatných, ktorí jednoducho potrebujú vedieť o správe, či už ich e-mailové adresy skrývate alebo nie, použite namiesto toho riadky CC a BCC.

Telo správy

Je zrejmé, že do tela e-mailu vložíte svoju správu. Existuje však niekoľko tipov, ktoré si treba zapamätať a ktoré môžu túto správu vyvolať alebo pokaziť.

Pridať pozdrav

Pri písaní obchodného e-mailu je obzvlášť dôležité pridať pozdrav. Začnite svoju správu vhodne slovami „Vážený“, „Dobrý deň“ alebo niečím podobným, po ktorom nasleduje meno príjemcu.

Nič nehovorí „Príliš sa ponáhľam na obavy“ ako e-mail bez pozdravu.

Použite ľahko čitateľné písmo

Aj keď je lákavé zmeniť písmo správy na niečo iné alebo jedinečné, nie je to vždy tá najlepšia voľba pre osobu, ktorá e-mail skutočne číta.

Použite predvolené písmo, ktoré je ľahko čitateľné, napríklad Arial alebo Times New Roman. Nielenže sú tieto klasické fonty štandardom pre väčšinu e-mailových klientov, ale sú aj jednoduchšie na čítanie ako skript a profesionálnejšie ako príliš neformálna možnosť.

Zahrňte podpis

Podobne ako vylúčenie pozdravu, nepodpísanie e-mailu sa môže zdať neprofesionálne. A pri tejto uzávierke by ste mali zahrnúť základné údaje, ktoré by váš príjemca potreboval.

E-mailové podpisy sa líšia, ale môžu obsahovať vaše celé meno, spoločnosť, titul, telefónne číslo, webovú stránku a odkazy na sociálne médiá. Či už máte všetky tieto podrobnosti vo svojom podpise alebo jednoducho vo svojom mene, nezabudnite to pridať na koniec správy.

Tón a profesionalita

Spolu so základmi vyplnenia e-mailových polí a zostavením tela správy zvážte svoje slová. Chcete použiť všetky veľké písmená na zdôraznenie bodu? Mali by ste zahrnúť trochu sarkastického humoru? Poďme sa ponoriť hlbšie.

Dávajte si pozor na veľké písmená a formátovanie

Môže byť lákavé použiť veľké písmená, tučný text alebo podčiarknutie, aby ste zdôraznili svoje slová. Ale príliš veľa z nich v správe bráni účelu a môže sprostredkovať agresívnu správu.

Snažte sa vyhnúť všetkým čiapočkám. Nechcete, aby sa váš príjemca cítil, akoby ste naňho kričali. A formátovanie písma ako tučné písmo, kurzíva a podčiarknutie používajte s mierou a len tam, kde je to potrebné.

Udržujte humor a emotikony na minime

Zatiaľ čo väčšina ľudí si občas užije trochu humoru, nie vždy má miesto v e-maile. Dôvodom je, že príjemca nevidí vašu reč tela ani nepočuje vaše chichotanie. V písomnej komunikácii sa humor môže niekedy javiť ako nevhodný alebo dokonca urážlivý, aj keď to tak nemyslíte.

Okrem eliminácie humoru sa snažte vo svojom e-maile nepoužívať emotikony. Zatiaľ čo smajlík alebo palec hore môžu byť prospešné v chate alebo textovej správe, v obchodných e-mailoch môžu vyvolať neprofesionálny tón.

Pridajte potrebné prílohy

Všetci sme to urobili aspoň raz. Príjemcovi povieme, že mu posielame súbor, a potom ho zabudneme priložiť. Pred stlačením tlačidla Odoslať si nájdite chvíľu, aby ste sa uistili, že ste pridali všetky potrebné prílohy.

Niektoré e-mailové služby ako Gmail a Microsoft Outlook navyše ponúkajú funkcie, ktoré vám pripomenú zabudnuté prílohy. Využite tieto užitočné nástroje, aby ste po svojom e-maile nemuseli nasledovať ďalšiu správu obsahujúcu súbor a ospravedlnenie.

Zdvorilá komunikácia

Niektoré pravidlá e-mailovej etikety nie sú pevne stanovené, ale môžu byť jednoducho zdvorilé, ohľaduplné a užitočné.

Zvážte Stručné správy pre mobil

Vzhľadom na to, že na mobilných zariadeniach sa zobrazuje čoraz viac e-mailov, vezmite to do úvahy pri ich písaní. Odstráňte zbytočné slová a prejdite rovno k veci. Nie je nič horšie ako otvorenie e-mailu plného textu na mobilnom telefóne, ktorý si vyžaduje neustále rolovanie.

Naplánujte odoslanie počas pracovnej doby

Ak používate praktickú funkciu plánovania e-mailov, ktorú ponúkajú mnohí e-mailoví klienti, pri plánovaní doručenia buďte opatrní. Odoslanie e-mailu priamo na konci pracovného dňa alebo dokonca o polnoci jednoducho nie je pekné.

Pokúste sa naplánovať e-maily na pracovný deň a počas pracovnej doby, pokiaľ na to nemáte pádny dôvod.

Skráťte dlhé adresy URL

Posledný tip na zdvorilosť sa týka odkazov, ktoré uvádzate vo svojich e-mailoch. Podobne ako pri vytváraní kratších správ pre mobilných divákov, môžete to isté urobiť aj pri pridávaní odkazov. Zvážte použitie skracovača adries URL, ako je Bitly, alebo prepojenie s textom.

Namiesto odkazu, ktorý zaberá príliš veľa miesta vo vašej správe, môžete zmenšiť jeho veľkosť a napriek tomu dostať odkaz k príjemcovi.

Dúfajme, že niektoré z týchto pravidiel e-mailovej etikety sú tie, ktoré plánujete použiť pre svoje vlastné obchodné správy. A ak pošlete správu, ktorú by ste chceli vziať späť, prečítajte si, ako vyvolať e-mail v Outlooku alebo ako zrušiť odoslanie správy v Gmaile.