Ako zakrúžkovať neplatné údaje v programe Microsoft Excel

Na zastavenie nesprávneho zadávania údajov môžete použiť overenie údajov v programe Microsoft Excel. Môžu však nastať situácie, keď toto overenie nebude fungovať podľa plánu. Na pomoc môžete použiť funkciu Kruhovať neplatné údaje.

Pri overovaní údajov môžete mať v bunke vzorec alebo už v bunke zadané údaje. Bohužiaľ, tieto typy situácií môžu preskočiť priamo za overenie údajov, ktoré požadujete. Ak sa tak stane, môžete skončiť s nesprávnymi údajmi. Poďme sa pozrieť na to, ako to zistiť tak, že si to Excel zakrúžkuje.

Spracovanie chýb pri overovaní údajov

Keď nastavíte overenie údajov pre bunku alebo rozsah, môžete súčasne pridať spracovanie chýb. Je to dobrý spôsob, ako dať používateľovi vedieť, že to, čo sa pokúša zadať, nie je platné.

Môžete im tiež poskytnúť správu, v ktorej budú vedieť, čo by mali zadať.

Zakrúžkujte neplatné údaje

Dokonalým príkladom toho, že overenie údajov neplní svoju úlohu, je použitie vzorca. Možno budete potrebovať konkrétne číslo, desatinné číslo alebo dátum. Ak sa výsledok tohto vzorca zmení a údaje už nespĺňajú požiadavku, tieto údaje sú povolené a neuvidíte chybu.

Pozrime sa na príklad. Tu máme vzorec, ktorý sčíta hodnoty v bunkách A1 a A2 a výsledok umiestni do A3. V bunke A3 máme nastavené overenie údajov, ktoré umožňuje iba číslo medzi 10 a 20.

Najprv výsledok zo vzorca zapadá do požiadavky na validáciu údajov.

Ak sa však čísla v bunkách A1 alebo A2 zmenia, čím sa zmení výsledok vzorca, údaje sú v tejto bunke stále povolené, aj keď sú neplatné. Navyše nevidíte žiadne chybové hlásenie.

V takom prípade môžete použiť funkciu Zakrúžkovať neplatné údaje.

Prejdite na kartu Údaje, vyberte šípku rozbaľovacej ponuky Overenie údajov a v časti Nástroje údajov na páse s nástrojmi vyberte možnosť „Zakrúžkovať neplatné údaje“.

Potom uvidíte túto bunku s overením údajov a nesprávnymi údajmi s červeným kruhom okolo nej.

To vám umožní vykonať potrebné opravy. Potom sa kruh odstráni. Ak chcete údaje prijať, môžete tiež vybrať možnosť Overenie údajov > Vymazať kruhy overenia.

Ďalším ukážkovým príkladom neplatných údajov je, ak už máte údaje v bunke a potom nastavíte overenie údajov. Tu máme v bunke text dlhší ako 10 znakov. Aj keď sme nastavili overenie tak, aby akceptovalo iba text kratší ako 10 znakov, overenie nezachytí neplatné údaje, pretože už existujú.

V tomto prípade funguje používanie kruhových neplatných údajov podľa očakávania.

Môžu existovať aj iné prípady ako tieto príklady, kde sa neplatné údaje dostanú do bunky s overením údajov. Ako uvádza Microsoft, môže sa to stať, keď skopírujete a prilepíte údaje do bunky, použijete funkciu výplne alebo spustíte makro. Môžete však jednoducho vidieť chybu, ktorá vám nedovolí vložiť alebo vyplniť údaje. Alebo sa v niektorých prípadoch overenie údajov jednoducho odstráni.

…potvrdzovacie hlásenia sa nezobrazia a ak zadáte údaje do bunky kopírovaním alebo vyplnením, ak vzorec v bunke vypočíta výsledok, ktorý nie je platný, alebo ak makro zadá do bunky neplatné údaje, môžete zadať neplatné údaje .

Aj keď Circle Invalid Data nemusí fungovať v každej z týchto dodatočných situácií, pri počiatočnom nastavovaní overovania údajov majte na pamäti tieto ďalšie scenáre. A keď je to možné, nezabudnite použiť funkciu Kruhovať neplatné údaje.