7 funkcií analýzy údajov v Exceli, ktoré musíte vyskúšať

Bez ohľadu na to, na čo používate Excel, či už ide o podnikové financie alebo osobný rozpočet, funkcie analýzy údajov tohto nástroja vám môžu pomôcť pochopiť vaše údaje. Tu je niekoľko funkcií Excelu na analýzu údajov a ako môžu pomôcť.

Rýchla analýza užitočných nástrojov

Ak si nie ste úplne istí najlepším spôsobom zobrazenia údajov alebo ak ste novým používateľom Excelu, funkcia Rýchla analýza je nevyhnutná. Pomocou neho si jednoducho vyberiete svoje údaje a zobrazíte rôzne analytické nástroje, ktoré poskytuje Excel.

Vyberte údaje, ktoré chcete analyzovať. V dolnom rohu vybratých buniek sa zobrazí malé tlačidlo. Kliknite na toto tlačidlo Rýchla analýza a uvidíte niekoľko možností na kontrolu.

Vyberte „Formátovanie“ a pozrite si spôsoby použitia podmieneného formátovania. Môžete tiež vybrať „Grafy“ a zobraziť grafy, ktoré Excel odporúča pre údaje, „Súhrny“ pre výpočty pomocou funkcií a vzorcov, „Tabuľky“ na vytvorenie tabuľky alebo kontingenčnej tabuľky a „Mikročiary“ na vloženie malých grafov pre vaše údaje.

Po výbere nástroja umiestnite kurzor myši na možnosti, aby sa zobrazili ukážky. Ak napríklad vyberiete možnosť Formátovanie, umiestnite kurzor myši na Údajové pruhy, farebnú škálu, sadu ikon alebo inú možnosť, aby ste videli, ako by vaše údaje vyzerali.

Stačí si vybrať požadovaný nástroj a môžete začať podnikať.

Analyzujte údaje na kladenie otázok

Ďalšou užitočnou vstavanou funkciou v Exceli je nástroj Analyzovať údaje. Pomocou neho môžete klásť otázky o svojich údajoch a zobraziť navrhované otázky a odpovede. Môžete tiež rýchlo vkladať položky, ako sú grafy a tabuľky.

Vyberte svoje údaje, prejdite na kartu Domov a kliknite na položku „Analýza údajov“ v časti Analýza na páse s nástrojmi.

Vpravo uvidíte otvorený bočný panel. V hornej časti zadajte otázku do vyhľadávacieho poľa. Prípadne si môžete vybrať otázku v sekcii Nie ste si istí, čo sa opýtať alebo sa môžete posúvať po bočnom paneli, kde nájdete odporúčania.

Ak v zozname, ktorý chcete použiť, vidíte tabuľku alebo graf, kliknutím na položku „Vložiť graf“ alebo „Vložiť kontingenčnú tabuľku“ ich pridáte do hárka.

Grafy a grafy pre vizuálnu analýzu

Ako už bolo spomenuté vyššie, grafy sú skvelými nástrojmi vizuálnej analýzy. Našťastie Excel ponúka mnoho typov grafov a grafov, z ktorých každý má robustné možnosti prispôsobenia.

Vyberte svoje údaje a prejdite na kartu Vložiť. Môžete si vybrať možnosť „Odporúčané grafy“ v sekcii Grafy na páse s nástrojmi a zistiť, ktorý graf podľa Excelu najlepšie vyhovuje vašim údajom.

Môžete tiež vybrať „Všetky grafy“ v okne Odporúčané grafy alebo vybrať konkrétny typ grafu v tej istej časti pásu, ak viete, aký druh vizuálu chcete.

Keď vyberiete typ grafu, zobrazí sa vo vašom hárku s už vloženými údajmi. Odtiaľ môžete vybrať graf a použiť kartu Návrh grafu, bočný panel Formátovať oblasť grafu a tlačidlá grafu (iba Windows) na prispôsobenie grafu a údajov v ňom.

Ďalšie informácie nájdete v našich návodoch na vytváranie grafov v Exceli. Môžeme vám pomôcť vytvoriť koláčový graf, vodopádový graf, zúžený graf, kombinovaný graf a ďalšie.

Triediť a filtrovať pre jednoduchšie prezeranie

Ak chcete analyzovať konkrétne údaje v hárku programu Excel, pomôžu vám to možnosti zoradenia a filtrovania.

Môžete mať stĺpce údajov, ktoré chcete zoradiť abecedne, číselne, podľa farby alebo pomocou konkrétnej hodnoty.

Vyberte údaje, prejdite na kartu Domov a otvorte rozbaľovaciu ponuku Zoradiť a filtrovať. Môžete si vybrať možnosť rýchleho triedenia alebo „Vlastné triedenie“ a vybrať určitú hodnotu.

Spolu s triedením údajov môžete použiť filtre na zobrazenie iba údajov, ktoré v danom čase potrebujete. Vyberte údaje, otvorte rovnakú ponuku Zoradiť a filtrovať a vyberte možnosť „Filtrovať“.

V hornej časti každého stĺpca uvidíte tlačidlá filtra. Vyberte tlačidlo na filtrovanie daného stĺpca podľa farby alebo čísla. Môžete tiež použiť začiarkavacie políčka v spodnej časti kontextového okna.

Ak chcete filter po dokončení vymazať, vyberte tlačidlo filtra a vyberte možnosť „Vymazať filter“. Ak chcete filtrovanie úplne vypnúť, vráťte sa do ponuky Triediť a filtrovať na karte Domov a zrušte výber možnosti Filtrovať.

Funkcie na vytváranie vzorcov

Funkcie Excelu sú fantastické nástroje na vytváranie vzorcov na manipuláciu, zmenu, konverziu, kombinovanie, rozdelenie a vykonávanie mnohých ďalších akcií s vašimi údajmi. Pokiaľ ide o analýzu údajov, tu je len niekoľko funkcií, ktoré sa môžu hodiť.

IF a IFS

Funkcie IF a IFS sú v Exceli neoceniteľné. Môžete vykonať test a vrátiť pravdivý alebo nepravdivý výsledok na základe kritérií. IFS vám umožňuje použiť viacero podmienok. IF a IFS sú užitočné aj vtedy, keď ich skombinujete s inými funkciami.

COUNTIF a COUNTIFS

Funkcie COUNTIF a COUNTIFS počítajú počet buniek obsahujúcich údaje, ktoré spĺňajú určité kritériá. COUNTIFS vám umožňuje použiť viacero podmienok.

SUMIF a SUMIFS

Matematické funkcie SUMIF a SUMIFS pridávajú hodnoty do buniek na základe kritérií. SUMIFS vám umožňuje použiť viacero podmienok.

XLOOKUP, VLOOKUP a HLOOKUP

Funkcie XLOOKUP, VLOOKUP a HLOOKUP vám pomôžu nájsť konkrétne údaje v hárku. Použite XLOOKUP na vyhľadanie údajov v ľubovoľnom smere, VLOOKUP na vyhľadanie údajov vertikálne alebo HLOOKUP na vyhľadanie údajov vodorovne. XLOOKUP je najuniverzálnejšia z týchto troch funkcií a je mimoriadne užitočnou funkciou.

UNIKÁTNY

Pomocou funkcie vyhľadávania UNIQUE môžete získať zoznam iba jedinečných hodnôt z vašej množiny údajov.

Podmienené formátovanie pre rýchle rozpoznávanie údajov

Podmienené formátovanie je určite obľúbenou funkciou. Po nastavení môžete rýchlo nájsť konkrétne údaje, vďaka čomu bude analýza údajov rýchlejšia.

Vyberte svoje údaje, prejdite na kartu Domov a kliknite na rozbaľovaciu ponuku Podmienené formátovanie. Uvidíte niekoľko spôsobov formátovania údajov, napríklad zvýraznenie buniek väčších alebo menších ako konkrétna hodnota alebo zobrazenie 10 horných alebo dolných položiek.

Podmienené formátovanie môžete použiť aj na nájdenie duplicitných údajov, vloženie farebných škál pre veci, ako sú tepelné mapy, vytvorenie dátových pruhov pre farebné indikátory a použitie množín ikon pre praktické vizuálne prvky, ako sú tvary a šípky.

Okrem toho môžete vytvoriť vlastné pravidlo, použiť viac ako jedno pravidlo naraz a vymazať pravidlá, ktoré už nechcete.

Kontingenčné tabuľky pre komplexné údaje

Jedným z najvýkonnejších nástrojov Excelu na analýzu údajov je kontingenčná tabuľka. Pomocou nej môžete údaje usporiadať, zoskupiť, zhrnúť a vypočítať pomocou interaktívnej tabuľky.

Vyberte údaje, ktoré chcete pridať do kontingenčnej tabuľky, a prejdite na kartu Vložiť. Podobne ako v prípade grafov si môžete návrhy Excelu prezrieť výberom položky „Odporúčané kontingenčné tabuľky“ v časti Tabuľky na páse s nástrojmi. Prípadne ju môžete vytvoriť úplne od začiatku kliknutím na tlačidlo kontingenčnej tabuľky v tej istej sekcii.

Potom uvidíte zástupný symbol pridaný do vášho zošita pre kontingenčnú tabuľku. Na pravej strane použite bočný panel Polia kontingenčnej tabuľky na prispôsobenie obsahu tabuľky.

Pomocou začiarkavacích políčok vyberte, ktoré údaje chcete zahrnúť, a potom pomocou oblastí nižšie použite filtre a označte riadky a stĺpce. Môžete tiež použiť kartu Analýza kontingenčnej tabuľky.

Keďže kontingenčné tabuľky môžu byť na začiatku trochu zastrašujúce, pozrite si náš kompletný návod na vytvorenie kontingenčnej tabuľky v Exceli.

Dúfajme, že jedna alebo viaceré z týchto funkcií analýzy údajov v Exceli vám pomôžu s ďalšou úlohou kontroly alebo hodnotenia.