6 funkcií služby Dokumenty Google, ktoré vám pomôžu vytvárať lepšie dokumenty

Niekedy hľadáme tipy a funkcie, ako robiť veci rýchlejšie. Potom sú inokedy, keď ich chceme robiť lepšie. Tu sa pozrieme na niekoľko funkcií služby Dokumenty Google, ktoré môžu zlepšiť vaše dokumenty.

1. Použite tabuľky na štruktúrovanie textu

Niektorý text patrí do odseku, položky zvyčajne idú do zoznamu a potom sú tu detaily, ktoré vyzerajú lepšie v tabuľke. Do Dokumentov Google môžete jednoducho vložiť tabuľku a dokonca si vyskúšať jednu z užitočných šablón.

Tu sú napríklad informácie vo forme zoznamu, čo je v poriadku. Ale stôl by to vyzeralo úhľadne a čisto.

Vyberte kartu Vložiť, prejdite na Tabuľku a vyberte počet stĺpcov a riadkov. Keď sa zobrazí tabuľka, vložte do nej svoje údaje.

Písmo v tabuľke môžete naformátovať tučným písmom alebo farbou, zoradiť tabuľku pre ľahké prezeranie a zmeniť usporiadanie riadkov a stĺpcov, ak chcete údaje zobraziť inak. Tabuľka teda nielen pekne vyzerá, ale uľahčuje manipuláciu s textom.

Dokumenty Google tiež poskytujú niekoľko šablón tabuliek. Môžete použiť Product Roadmap, Review Tracker, Project Assets alebo Launch Content Tracker. Každá šablóna má nadpisy a rozbaľovacie zoznamy na jednoduché zahrnutie údajov, ktoré potrebujete. Šablónu si však samozrejme môžete upraviť tak, aby vyhovovala vašim potrebám.

Ak máte záujem o používanie šablóny, prejdite na položku Vložiť a prejdite na položku Tabuľka > Šablóny tabuliek a zobrazte možnosti.

Vyberte si ten, ktorý chcete, a zobrazí sa vo vašom dokumente, ktorý je pripravený na použitie.

2. Vložte rozbaľovací zoznam na jednoduchý výber položiek

Ak máte dokument, v ktorom máte podrobnosti, ktoré sa časom aktualizujú, môžete vložiť a prispôsobiť rozbaľovací zoznam. To vám alebo vášmu tímu umožní vybrať položku namiesto zadávania, formátovania alebo zadávania nesprávnych informácií.

Vyberte kartu Vložiť a vyberte možnosť „Rozbaľovacia ponuka“.

Uvidíte niekoľko prednastavených rozbaľovacích ponúk pre stav projektu a stav kontroly. Ide o rovnaké rozbaľovacie zoznamy, aké sa používajú v šablónach tabuliek, o ktorých sme hovorili vyššie. Ak chcete zobraziť položky zoznamu, umiestnite kurzor myši na túto predvoľbu v zozname. Ak používate predvoľbu, môžete ju upraviť tak, aby vyhovovala vašim potrebám.

Môžete si tiež vytvoriť svoj vlastný zoznam výberom možnosti „Nový rozbaľovací zoznam“ v poli Rozbaľovacie zoznamy dokumentov. Potom pomenujte zoznam, zadajte položky zoznamu, vyberte farby a stlačte „Uložiť“.

3. Pridajte súhrn a prehľad pre prehľad

Ak chcete čitateľom poskytnúť prehľad o dokumente, môžete použiť vstavané funkcie súhrnu a prehľadu.

Vyberte ikonu Zobraziť obrys dokumentu v ľavej hornej časti dokumentu. Ak ho nevidíte, prejdite na Zobraziť a vyberte možnosť Zobraziť obrys.

Ak chcete zahrnúť súhrn, kliknite na znamienko plus a zadajte svoj text.

Ak chcete použiť prehľad, naformátujte časti dokumentu s nadpismi. Vyberte nadpis, prejdite na Formát > Štýly odseku a z rozbaľovacej ponuky vyberte úroveň nadpisu.

Osnova sa automaticky aktualizuje, aby obsahovala vaše nadpisy. Ak používate rôzne úrovne nadpisov, hierarchiu uvidíte aj v prehľade. Vaši čitatelia si môžu vybrať položku v prehľade a prejsť priamo do tejto sekcie vášho dokumentu.

4. Zahrňte obsah pre navigáciu

Keď vytvoríte dlhý dokument alebo niečo ako príručku, obsah vám aj vašim čitateľom pomôže pri orientácii v dokumente.

Dokumenty Google ponúkajú praktickú funkciu na vloženie obsahu a jeho aktualizáciu. Prejdite na položku Vložiť, prejdite na položku Obsah a z rozbaľovacej ponuky vyberte jeden zo štýlov.

Rovnako ako v náčrte vyššie, budete musieť naformátovať svoje sekcie s nadpismi. Potom sa automaticky zobrazia v obsahu.

Pri pridávaní alebo odstraňovaní sekcií v dokumente môžete aktualizovať obsah. Vyberte tabuľku a kliknite na ikonu aktualizácie.

5. Poskytnite rýchly prístup čitateľom pomocou odkazov

Keďže Dokumenty Google sú webová aplikácia, používanie odkazov, ktoré vašim čitateľom umožnia rýchlo navštíviť zdroje, iné súbory alebo webové stránky, je príjemné.

Vyberte text, obrázok alebo objekt, ktorý chcete prepojiť, a kliknite na tlačidlo Vložiť prepojenie na paneli s nástrojmi alebo prejdite do ponuky Vložiť > Odkaz.

Potom môžete pridať adresu URL, vybrať dokument alebo dokonca odkaz na miesto v dokumente. Kliknite na „Použiť“ a vaša položka sa zobrazí prepojená.

Keď umiestnite kurzor na odkaz, zobrazí sa čip ukážky. Výberom odkazu ho otvoríte na novej karte prehliadača (pokiaľ nejde o umiestnenie vo vašom dokumente.)

6. Pomocou Záložiek prejdite na umiestnenie dokumentu

Ako je uvedené vyššie, pridávanie odkazov na dokument je pre vašich čitateľov užitočné. A keďže pomocou tejto funkcie môžete odkazovať aj na miesta v dokumente, zvážte pridanie záložky.

Môžete mať tabuľku, názov alebo špecifický text, ktorý nie je naformátovaný ako nadpis na zahrnutie do osnovy alebo obsahu. Pomocou záložky môžu vaši čitatelia prejsť priamo na toto miesto v dokumente. Okrem toho môžete skopírovať odkaz na záložku, ak ju chcete zdieľať v e-maile alebo čete.

Vyberte text alebo položku, ktorú chcete uložiť ako záložku. Prejdite na kartu Vložiť a vyberte možnosť „Záložka“.

Uvidíte ikonu záložky pripojenú k textu alebo položke. Odtiaľ môžete použiť ikonu kopírovania na získanie odkazu na zdieľanie inde, ak chcete.

Ak chcete pridať prepojenie na záložku vo svojom dokumente, podľa vyššie uvedených krokov vložte prepojenie. Potom vyberte „Nadpisy a záložky“ v spodnej časti kontextovej ponuky a vyberte záložku.

Prepojenú položku uvidíte vo svojom dokumente. Vy a vaši čitatelia jednoducho vyberiete odkaz a kliknete na „Záložka“, aby ste navštívili dané miesto.

Či už používate tabuľku na čistý vzhľad, rozbaľovací zoznam na jednoduché zadanie položky alebo zhrnutie a prehľad pre prehľad, vďaka týmto niekoľkým funkciám služby Dokumenty Google budú vaše dokumenty pre vašich čitateľov príťažlivejšie a užitočnejšie.