5 pravidiel programu Microsoft Outlook, ktoré budete skutočne používať
Pomocou pravidiel programu Microsoft Outlook môžete mať svoje e-maily organizované a svoju doručenú poštu v špičkovom tvare. Pravidlá môžu presúvať e-maily do priečinkov, prehrávať zvuky, automaticky odpovedať a oveľa viac. Zoznam sme zúžili na niektoré z najlepších a najpraktickejších pravidiel programu Outlook.
Ako nastaviť pravidlá programu Outlook
Proces a možnosti sa medzi Outlookom v systéme Windows a Macom mierne líšia. V prípade, že nie ste oboznámení s procesom, tu je postup, ako prejsť na nové nastavenie pravidla v každej verzii.
Outlook v systéme Windows
V programe Outlook v systéme Windows otvorte Sprievodcu pravidlami jedným z týchto spôsobov:
- Prejdite na Súbor > Informácie a vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia. Potom vyberte „Nové pravidlo.“
- Z doručenej pošty prejdite na kartu Domov. Vyberte rozbaľovaciu ponuku Pravidlá v sekcii Presunúť na páse s nástrojmi a vyberte možnosť Spravovať pravidlá a upozornenia. Potom vyberte „Nové pravidlo.“
Outlook na Macu
V Outlooku na Macu otvorte Správcu pravidiel jedným z týchto spôsobov:
- V paneli s ponukami prejdite do časti Outlook > Predvoľby a vyberte položku Pravidlá. Ak ich máte viac, vyberte si účet vľavo. Potom kliknite na znamienko plus v spodnej časti zoznamu pravidiel.
- Z doručenej pošty prejdite na kartu Domov. Vyberte rozbaľovaciu ponuku Pravidlá v sekcii Presunúť na páse s nástrojmi a vyberte možnosť Upraviť pravidlá. Vyberte účet vľavo a kliknite na znamienko plus v spodnej časti zoznamu pravidiel.
Keď máte vo svojej verzii Outlooku otvorenú obrazovku s novými pravidlami, je čas vytvoriť pravidlo, ktoré automaticky vykoná akciu s vašimi e-mailmi.
1. Presuňte citlivé správy
Môžete dostať e-mail, ktorý je označený ako dôverný, súkromný alebo osobný. Možno nechcete, aby tieto typy správ ležali vo vašej doručenej pošte, pre prípad, že by niekoho zaujali. Prečo ich nepresunúť do konkrétneho priečinka hneď, ako prídu?
Ak chcete v systéme Windows nastaviť pravidlo pre citlivé správy, v oblasti prázdneho pravidla vyberte možnosť „Použiť pravidlo na prijaté správy“ a kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Začiarknite políčko Označené ako citlivosť. V poli Krok 2 v spodnej časti kliknite na „Citlivosť“ a v rozbaľovacom zozname vyberte typ. Potom kliknite na „OK“ a vyberte „Ďalej“.
Začiarknite políčko „Presunúť do určeného priečinka“. V poli Krok 2 kliknite na „Zadané“, vyberte priečinok a kliknite na „OK“. Vyberte „Ďalej“.
Voliteľne vyberte ľubovoľné výnimky. Potom pomenujte svoje pravidlo a začiarknite políčko Zapnúť toto pravidlo. Ak chcete, môžete zaškrtnúť jedno z ďalších políčok a kliknúť na „Dokončiť“, čím pravidlo použijete.
Ak chcete vytvoriť pravidlo pre citlivú správu na Macu, v prvom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť „Citlivosť“ pre doručenie správy. V rozbaľovacej ponuke napravo vyberte typ.
Vyberte „Presunúť do priečinka“ v prvom rozbaľovacom poli pod „Vykonať nasledujúce“ a vyberte priečinok vpravo.
Môžete použiť predvolený názov alebo ho zmeniť, ak chcete. Potom začiarknite políčko Povolené, prípadne začiarknite políčko, ak nechcete použiť iné pravidlá, a kliknutím na tlačidlo „OK“ použite pravidlo.
2. Ovládanie automatických odpovedí
Ďalším typom e-mailu, ktorý zaberá miesto v doručenej pošte, je automatická odpoveď. Môžete ho dostať, ak niekto nie je v kancelárii alebo ak kontaktujete spoločnosť. Aj keď tieto odpovede môžu byť užitočné, zvyčajne nie sú využiteľné. Možno ich budete chcieť presunúť do priečinka na zobrazenie neskôr, označiť ich ako s nízkou prioritou alebo ich jednoducho označiť ako prečítané.
V systéme Windows začnite nastavovať pravidlo automatickej odpovede výberom možnosti „Použiť pravidlo na prijaté správy“ v oblasti prázdneho pravidla a kliknutím na tlačidlo „Ďalej“. Začiarknite políčko Čo je automatická odpoveď. Potom vyberte „Ďalej“.
Začiarknite políčko pri akcii, ktorú chcete vykonať, a v prípade potreby vyberte možnosť v poli Krok 2. Ak ho chcete napríklad označiť ako nízku prioritu, začiarknite políčko Označiť ako dôležité, kliknite na „Dôležitosť“ a vyberte „Nízka“. Potom kliknite na „OK“ a „Ďalej“.
Do nasledujúcej oblasti pridajte akékoľvek výnimky, kliknite na tlačidlo „Ďalej“ a dokončite pravidlo.
Ak používate Mac a chcete pravidlo automatickej odpovede, v prvom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť „Druhé“, keď príde správa. V rozbaľovacej ponuke vpravo vyberte možnosť „Automatická odpoveď“.
V časti Vykonať nasledujúce vyberte akciu, napríklad označiť prioritu alebo ako prečítanú. Uistite sa, že je začiarknuté políčko Povolené a kliknutím na „OK“ použite pravidlo.
3. Prehrajte jedinečný zvuk pre dôležité e-maily
Všetci vieme, že niektoré e-maily sú dôležitejšie ako iné. Ak sa chcete uistiť, že viete, kedy príde správa od daného VIP, môžete prehrať konkrétny zvuk.
V systéme Windows môžete získať jedinečné pravidlo výstrahy výberom položky „Prehrať zvuk, keď dostanem správu od niekoho“ v oblasti Zostaňte v obraze.
V poli Krok 2 kliknite na „Ľudia alebo verejná skupina“. Vyberte kontakt a kliknutím na „Od“ v dolnej časti ho pridajte. Urobte to isté pre všetky ďalšie kontakty, pre ktoré chcete rovnaký zvuk, a po dokončení vyberte „OK“.
Kliknite na „Zvuk“ v poli Krok 2, nájdite zvuk v počítači a vyberte „Otvoriť“.
Ak chcete pridať výnimky, vyberte „Ďalej“, aby ste ich pridali a dokončite proces. V opačnom prípade jednoducho kliknite na „Dokončiť“.
Na Macu táto funkcia momentálne funguje iba pre účty v zozname pravidiel pre klienta vľavo, nie pre pravidlá servera. Vyberte si a kliknite na znamienko plus vpravo.
V prvom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť „Od“, v ďalšom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť a dokončite pridaním kontaktu napravo.
V časti Urobte nasledovné vyberte „Prehrať zvuk“ a v nasledujúcom rozbaľovacom poli vyberte zvuk.
Začiarknite políčko Povolené, prípadne začiarknite políčko pre neuplatňovanie iných pravidiel a kliknite na „OK“.
4. Zobrazte vlastnú výstražnú správu
Ak sa vám páči myšlienka vidieť jedinečnú správu pre určité e-maily namiesto toho, aby ste počuli konkrétny zvuk, môžete namiesto toho nastaviť pravidlo. Potom už len vyberte text, ktorý chcete zobraziť v okne s upozornením.
Ak chcete vytvoriť vlastnú výstražnú správu v Outlooku v systéme Windows, vyberte možnosť „Zobraziť poštu od niekoho v okne s upozornením na novú položku“ v oblasti Zostaňte v obraze.
Kliknite na „Ľudia alebo verejná skupina“ v poli Krok 2. Vyberte kontakt a kliknutím na „Od“ v dolnej časti ho pridajte. Pridajte ďalšie kontakty, pre ktoré chcete rovnaké upozornenie, a po dokončení vyberte „OK“.
Kliknite na „Špecifická správa“ v poli Krok 2, pridajte text do zobrazeného poľa a vyberte „OK“.
Ak chcete pridať výnimky, vyberte „Ďalej“, aby ste ich pridali a dokončite proces. V opačnom prípade jednoducho kliknite na „Dokončiť“.
V Outlooku pre Mac, podobne ako funkcia prehrávania zvuku, aktuálne fungujú vlastné výstražné správy pre účty v zozname pravidiel pre klienta. Vyberte si a kliknite na znamienko plus vpravo.
V prvom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť „Od“, v ďalšom rozbaľovacom zozname vyberte možnosť a dokončite pridaním kontaktu napravo.
V časti Vykonajte nasledujúce vyberte „Zobraziť dialógové okno“ a kliknite na položku Zobraziť správu. Napíšte správu a kliknite na „OK“.
Začiarknite políčko Povolené, prípadne začiarknite políčko, ak nechcete použiť iné pravidlá, a kliknite na tlačidlo „OK“.
5. Automatická odpoveď so šablónou
Na opačnej strane prijímania automatických odpovedí možno budete chcieť poslať svoje vlastné. V programe Outlook môžete nastaviť šablónu a potom automaticky odpovedať na konkrétne správy, ktoré s ňou dostanete.
Ak chcete nastaviť šablónu odpovede, v prázdnej oblasti pravidiel vyberte „Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam“ a kliknite na „Ďalej“.
Začiarknite políčko pri podmienke, ktorú chcete použiť. Môžete si vybrať viacero. Môžu to byť konkrétne slová v predmete alebo prostredníctvom určitého e-mailového účtu. Po označení podmienky použite odkaz v poli Krok 2 na výber premennej, ak je to možné. Kliknite na „Ďalej“.
Označte možnosť Odpovedať pomocou konkrétnej šablóny. Potom kliknite na „Špecifická šablóna“ v poli Krok 2.
Pomocou rozbaľovacej ponuky v hornej časti vyberte umiestnenie šablóny. Vyberte šablónu a vyberte možnosť „Otvoriť“.
Kliknite na tlačidlo „Ďalej“, pridajte požadované výnimky a znova kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Dokončite zvyšok pravidla a vyberte „Dokončiť“.
S týmito pravidlami Outlooku budete spravovať svoju doručenú poštu ako profesionál. Ďalšie informácie nájdete v téme, ako používať pravidlá pre automatické BCC v programe Outlook.