Ušetrite čas v programe Outlook pomocou týchto 6 vlastných príkladov rýchlych krokov

Pomocou Rýchlych krokov v programe Microsoft Outlook môžete kliknúť na tlačidlo a spustiť jednu alebo viacero automatických akcií s vybratým e-mailom. Aj keď vám Outlook ponúka niekoľko praktických predpripravených rýchlych krokov, možno budete chcieť vytvoriť svoj vlastný.

Nastavením vlastného rýchleho kroku môžete robiť veci, ako je presunúť e-mail, vytvoriť úlohu a nastaviť schôdzu jediným kliknutím.

Ako vytvoriť vlastný rýchly krok

Ak chcete vytvoriť svoj vlastný rýchly krok, prejdite na kartu Domov a vyberte spodnú šípku v poli Rýchle kroky.

Vyberte „Vytvoriť nový“. Prípadne presuňte kurzor na Nový rýchly krok a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Vlastné.

Pri vytváraní vlastného rýchleho kroku si môžete vybrať z niekoľkých kategórií. Každý z nich ponúka užitočnú automatizáciu, ktorá vám môže skutočne ušetriť čas.

1. Uložte svoju správu

Môžete nastaviť Rýchly krok s kategóriou Filing, ktorá vám umožní rýchlo presunúť, kopírovať alebo odstrániť e-mail.

Vyberte rozbaľovacie pole Vybrať akciu a vyberte možnosť v časti Podanie. Pomenujte svoj Rýchly krok v hornej časti okna.

Ak vyberiete jednu z možností odstránenia, nemusíte vyberať nič iné.

Ak vyberiete možnosť Presunúť do priečinka alebo Kopírovať do priečinka, pomocou nasledujúceho poľa vyberte požadovaný priečinok. Je to užitočné, ak často presúvate alebo kopírujete e-maily do rovnakého priečinka.

Voliteľne môžete priradiť klávesovú skratku pomocou tohto rozbaľovacieho poľa v spodnej časti, ako aj vložiť text popisku, aby ste vedeli, čo robí Rýchly krok, keď naň umiestnite kurzor.

Kliknutím na „Dokončiť“ uložíte nový rýchly krok.

2. Zmeňte stav e-mailu

Ak chcete zmeniť stav e-mailu na prečítaný alebo neprečítaný alebo nastaviť dôležitosť, môžete použiť Rýchly krok zmeny stavu.

Vyberte rozbaľovacie pole Vybrať akciu a vyberte možnosť v časti Zmeniť stav. Potom pomenujte svoj Rýchly krok.

Ak vyberiete možnosť Označiť ako prečítané alebo Označiť ako neprečítané, nemusíte vyberať nič iné.

Ak vyberiete možnosť Nastaviť dôležitosť, vyberte prioritu v nasledujúcom rozbaľovacom poli, ktoré sa zobrazí. Je to vhodné na rýchle označenie správ ako Dôležité.

Voliteľne priraďte skratku a pridajte popis, potom kliknutím na „Dokončiť“ uložte Rýchly krok.

3. Spravujte kategórie, úlohy a príznaky

Pomocou kategórií, úloh a príznakov môžete s e-mailom robiť množstvo vecí. Priraďte kategóriu, pripojte príznak alebo vytvorte úlohu. Môžete tiež vymazať kategórie alebo značky alebo označiť správu ako dokončenú.

Vyberte rozbaľovacie pole Vybrať akciu a vyberte možnosť v časti Kategórie, úlohy a príznaky. Potom pomenujte Rýchly krok.

Ako príklad vyberieme akciu Kategorizovať správu. Potom vyberte kategóriu v nasledujúcom rozbaľovacom poli. Potom môžete kliknutím priradiť k správe kategóriu.

Ako ďalší príklad použijeme akciu Vytvoriť úlohu s textom správy. Toto je skvelá akcia, ktorú môžete použiť, ak spravujete svoje úlohy v programe Outlook. Potom stačí vybrať Rýchly krok a zobrazí sa nové okno úlohy s e-mailom v tele.

Voliteľne priraďte skratku a pridajte popis, potom kliknutím na „Dokončiť“ uložte svoj Rýchly krok.

4. Odpovedať, Odpovedať alebo Poslať ďalej

Pomocou kategórie Odpovedať môžete napísať novú správu, poslať ďalej, odpovedať alebo odpovedať všetkým, odpovedať schôdzou alebo poslať e-mail ďalej ako prílohu.

Vyberte rozbaľovacie pole Vybrať akciu a vyberte možnosť v časti Odpovedať.

Dobrým príkladom je preposlanie správy ako prílohy. To je ideálne, ak máte tendenciu dostávať e-maily, ktoré často preposielate niekomu inému. V poli Vybrať akciu vyberte Preposlať správu ako prílohu. Na dokončenie zostávajúcich podrobností v danom čase nemusíte vyberať nič iné.

Ak chcete vopred vyplniť podrobnosti e-mailu, ktorý preposielate, vyberte „Zobraziť možnosti“.

Potom môžete do e-mailu pridať toľko alebo málo, koľko chcete, vrátane položky, predmetu, vlajky, dôležitosti a textu. Nezabudnite, že tieto podrobnosti platia vždy, keď použijete Rýchly krok.

Nezabudnite pomenovať Rýchly krok a v spodnej časti vyberte ďalšie možnosti. Kliknite na „Dokončiť“.

5. Vytvorte stretnutie

Kategória Stretnutie je ideálna pre tie správy, ktoré dostávate a ktoré často vyvolávajú stretnutia. Môžete vytvoriť nové stretnutie alebo vytvoriť stretnutie.

Jeden úžasný príklad je vytvorenie nového stretnutia.

Ak chcete nastaviť prázdnu žiadosť o schôdzu, ktorú vyplníte na mieste, jednoducho vyberte položku Nová schôdza v rozbaľovacom poli Vybrať akciu a nič iné. Ak chcete vopred vyplniť podrobnosti o schôdzi, vyberte „Zobraziť možnosti“.

Podobne ako v Rýchlych krokoch odpovedí vyššie, môžete pridať voliteľné podrobnosti, ako sú účastníci, predmet, miesto, dôležitosť a text. Opäť platí, že tieto podrobnosti platia vždy, keď použijete Rýchly krok.

Pomenujte svoj Quick Step a v spodnej časti vyberte ďalšie možnosti. Kliknite na „Dokončiť“.

6. Spravujte konverzácie

Poslednou kategóriou Rýchly krok pre vlastné akcie sú konverzácie. S ním môžete vždy presúvať správy v konverzácii alebo ich jednoducho ignorovať.

Vyberte rozbaľovacie pole Vybrať akciu a vyberte možnosť v sekcii Konverzácia.

Ak sa rozhodnete správy presunúť, vyberte umiestnenie v nasledujúcom rozbaľovacom poli. Ak sa rozhodnete ignorovať správy, nemusíte vyberať nič iné.

Pomenujte svoj Rýchly krok, ak chcete, vyberte možnosť v dolnej časti a kliknite na „Dokončiť“.

Ako používať svoj rýchly krok

Po vytvorení vlastného rýchleho kroku ho môžete použiť rovnako ako vopred pripravené možnosti. Vyberte e-mail a prejdite na kartu Domov. Vyberte akciu v poli Rýchly krok v rovnako pomenovanej časti pása s nástrojmi. A to je všetko!

Ak sa Rýchly krok pohne, označí alebo zareaguje, stane sa tak automaticky po kliknutí na tlačidlo. Ak nastavíte Rýchly krok na preposlanie správy, vytvorenie úlohy alebo schôdzku, zobrazí sa príslušné pole, ako je Rýchly krok zobrazený nižšie na vytvorenie úlohy.

Aj keď sú pravidlá v programe Outlook skvelé na automatizáciu úloh bez toho, aby ste museli pohnúť prstom, možno budete chcieť vykonať akciu na vykonanie opakujúcich sa úloh pri konkrétnych e-mailoch. Toto je ideálny čas na použitie rýchlych krokov.