Prečo máte toľko neprečítaných e-mailov?


E-mail je skôr ako fyzická pošta, než by sme chceli. Pravdepodobne dostávate veľa nevyžiadaných e-mailov, ale na rozdiel od fyzickej pošty, ktorá môže doslova zaplniť vašu poštovú schránku, kým sa jej nezbavíte, môžete nechať neprečítané e-maily hromadiť sa večne. Nedovoľte, aby sa vám to stalo.

Keď vám do doručenej pošty príde e-mail, máte niekoľko možností. E-mail môžete otvoriť a prečítať si ho, okamžite ho archivovať alebo vymazať, prípadne ho úplne ignorovať a nechať ho tam ležať neprečítaný. O tejto poslednej voľbe chcem hovoriť.

Prečo nechávame e-maily „neprečítané“?

Zaujímavosťou e-mailu je, že ho každý používa trochu inak. To je dôvod, prečo niektorí ľudia skončia s tisíckami neprečítaných e-mailov a iní si môžu bez námahy ponechať „Inbox Zero“.

Existuje niekoľko dôvodov, prečo by niekto mohol úmyselne ponechať e-mail „neprečítaný“. Väčšinou si to chcú prečítať neskôr a nechcú na to zabudnúť. Toto v podstate používa neprečítané e-maily ako zoznam úloh.

Ďalším hlavným dôvodom je jednoducho ignorovanie e-mailu. V doručenej pošte vidíte predmet a odosielateľa a nemáte záujem o čítanie e-mailu ani o jeho prácu. To je koniec vašej interakcie a prejdete na ďalšiu vec.

Hlavné dôvody, prečo ľudia nechávajú e-maily neprečítané, sú na presne opačných koncoch spektra. Jeden si to šetrí na neskôr, druhý si to šetrí na... nikdy. Teraz však všetky tieto správy vyzerajú vo vašej doručenej pošte rovnako, takže je ťažšie zistiť, ktoré z nich ste si skutočne chceli prečítať. A číslo stále rastie.

Existujú lepšie spôsoby

Tu je vec: Každá e-mailová služba na internete má funkcie navrhnuté na vyriešenie tohto problému. Nehovorím o doplnkoch alebo sprievodných aplikáciách tretích strán. Len veľmi základné základné funkcie e-mailu.

Po prvé, chcem povedať, že nie je nič zlé na tom, že necháte e-maily neprečítané, aby ste mohli konať neskôr. Ja to tiež robím stále. Je to problém len vtedy, keď v dôsledku ignorovania nechávate aj e-maily neprečítané. To úplne marí účel používania doručenej pošty ako zoznamu úloh.

Chápem, že nechcem stráviť ani sekundu e-mailom, ktorý vás nezaujíma. Z dlhodobého hľadiska si však veci len sťažujete. Najlepšia vec, ktorú môžete urobiť, je jednoducho kliknúť na „Označiť ako prečítané“ alebo ho ihneď archivovať/vymazať. Áno, vyžaduje si to určité úsilie, ale vaša doručená pošta sa bude z dlhodobého hľadiska ľahšie používať.

Ďalšia vec, ktorú môžete urobiť, je označiť hviezdičkou tie e-maily, ktoré si chcete prečítať neskôr. Vďaka tomu je ešte jasnejšie, ktoré e-maily musíte neskôr adresovať. Väčšina priečinkov doručenej pošty má dokonca samostatnú sekciu pre e-maily označené hviezdičkou. Takže aj keď máte veľa neprečítaných e-mailov, stále budete vedieť, ktoré z nich sú dôležité.

Čo ak je moja doručená pošta už neporiadok?

Dobre, to všetko je v poriadku, ak začínate s čistým štítom, ale čo ak je vaša doručená pošta už preplnená neprečítanými e-mailmi? Toto je problém, ktorý je celkom bežný. Vykopali ste si jamu a nezdá sa, že by existovala jednoduchá cesta von.

No, to je pravda. Neexistuje jednoduchá cesta von. Prechádzať všetky vaše e-maily, aby ste zistili, ktoré z nich sú dôležité, si vyžaduje čas. Pravdepodobne to však môžete preskočiť. Je pravdepodobné, že ak máte nahromadené množstvo neprečítaných e-mailov, na začiatku neboli také dôležité.

Riešenie? Vyberte všetky e-maily a Označiť ako prečítané. Áno, toto je jadrová možnosť. Nie je to také agresívne ako archivácia alebo vymazanie všetkého, ale stále budete začínať s čistým štítom. Ak si pamätáte, že tam bolo niečo dôležité, stále to môžete nájsť pomocou funkcie vyhľadávania vášho e-mailového klienta.

Morálka tohto príbehu je taká, ktorú ste už pravdepodobne počuli. Je lepšie niečo riešiť hneď, ako to ignorovať a nechať to ešte horšie. Vaša e-mailová schránka nemusí byť neusporiadaná zmätok neprečítaných e-mailov. Prevezmite kontrolu nad touto jedinou vecou a odstráňte trochu úzkosti zo svojho života.