Čo sú zoznamy spoločnosti Microsoft a na čo sú dobré?

Hľadáte nástroj na sledovanie položiek pre seba alebo svoju malú firmu? Verzia Microsoft Lists sa otvára pre každého mimo zastrešujúcej služby Microsoft 365. Všetko, čo potrebujete, je účet Microsoft a niečo na správu.

Čo sú zoznamy spoločnosti Microsoft?

Microsoft Lists ponúka organizáciu a funkcie sledovania, aby ste zostali organizovaní, zdieľali a spolupracovali a pracovali efektívne pomocou prispôsobiteľných zoznamov. Nová odľahčená verzia aplikácie je určená pre individuálnych používateľov aj pre malé podniky.

Môžete začať s prázdnym zoznamom alebo šablónou na sledovanie práce a úloh, domáceho inventára, plánov, plánovania výletov, darov, itinerárov a podobne. Vďaka tomu je to dobrý nástroj pre takmer každého alebo akýkoľvek projekt.

Možnosti prispôsobenia vám poskytujú veľkú flexibilitu pri sledovaní a správe úloh, plánov a projektov takmer akejkoľvek veľkosti. Môžete umiestniť stavy, obrázky, termíny, odkazy a ďalšie, všetko na jednom mieste a s intuitívnym rozhraním, ktoré udržuje položky čisté a jasné pre každého.

Môžete jednoducho zdieľať a spolupracovať, prideľovať úlohy ostatným a ovládať povolenia na zdieľanie. A keďže môžete používať zoznamy Microsoft na webe, môžete k nim pristupovať z akéhokoľvek webového prehliadača a bez sťahovania ďalšieho softvéru.

Informácie o ukážke zoznamov spoločnosti Microsoft

Ak máte plán Microsoft 365, ktorý zahŕňa SharePoint, môžete už používať a páčiť sa vám zoznamy Microsoft. V januári 2022 však spoločnosť Microsoft predstavila aplikáciu širšiemu publiku. Namiesto toho, aby sa jeho používanie obmedzovalo na podniky a predplatiteľov Microsoft 365, môže tento nástroj používať ktokoľvek s účtom Microsoft.

Bezplatná aplikácia je v čase písania vo fáze „ukážky“ a nazýva sa tak Microsoft Lists – MSA Preview. Je to na účely hodnotenia a funkcie ešte nie sú konečné. Okrem toho je k dispozícii iba pre prvých 200 000 používateľov ako webová aplikácia na princípe „kto prv príde, ten prv melie“. Microsoft hovorí o ponuke toto:

Microsoft Lists — MSA Preview umožňuje každému používateľovi vytvoriť 50 zoznamov, pričom každý zoznam obsahuje až 1 500 položiek/riadkov a 200 MB príloh/úložisko.

Ak máte záujem a máte to šťastie, že ho môžete začať používať pred ukončením registrácie, pozrime sa, čo môžete robiť so zoznamami Microsoft.

Začíname so zoznamami Microsoft

Keď sa prihlásite na webovú lokalitu Microsoft Lists, vytvoríte svoj prvý zoznam. Kliknite na „Nový zoznam“ v hornej časti a potom vyberte prázdny zoznam, importujte súbor CSV alebo vyberte jednu zo šablón. Po vytvorení zoznamu môžete vytvoriť ďalší pomocou možnosti Z existujúceho.

Vytvorte zoznam

Možnosť Prázdny zoznam je úplne prázdne plátno na pridávanie položiek. Potom môžete vložiť stĺpce pre veci, ako sú text, čísla, dátumy a časy, odkazy, obrázky, možnosti áno/nie a ľudia.

Po výbere typu stĺpca môžete doplniť podrobnosti podľa vybranej možnosti. Môžete napríklad zadať dátumy pomocou rozbaľovacieho kalendára a formátovať čísla so symbolom meny.

Použitie možnosti Prázdny zoznam je dobré na osobné sledovanie položiek, pretože môžete vložiť presné typy stĺpcov, ktoré potrebujete.

Použite šablónu

Šablóny, ktoré sú momentálne dostupné v Microsoft Listoch, sú ideálne pre malé podniky. Môžete si vybrať z možností, ako je Sledovanie problémov, Plánovač obsahu alebo Prihlásenie zamestnancov.

Ak chcete zobraziť ukážku, vyberte šablónu a ak vám bude vyhovovať, začnite kliknutím na položku „Použiť šablónu“.

Pridajte názov a popis, vyberte farebný motív a vyberte ikonu. Kliknite na „Vytvoriť“ a ste na ceste k usporiadaniu svojich položiek.

Na používaní šablóny je pekné to, že stĺpce sú priamo zabudované. Môžete teda eliminovať prácu navyše spojenú s prázdnym zoznamom, no stále môžete prispôsobovať zahrnuté stĺpce.

Ďalšie funkcie zoznamov spoločnosti Microsoft

Ako už bolo spomenuté, pridávanie a finalizácia funkcií v zoznamoch Microsoft prebieha. Ukážka MSA však ponúka niektoré užitočné funkcie, ktoré by ste mali vedieť.

Použite zobrazenia Kalendár, Galéria a Zoznam

Svoj zoznam si môžete zobraziť tromi rôznymi spôsobmi pre najvhodnejšiu možnosť a prepínať medzi nimi. Vytvorte zobrazenie zoznamu, kalendára alebo galérie a vyberte možnosť Viditeľnosť. Pre zobrazenie kalendára si môžete vybrať dátumy a názov. Zobrazenia sa zobrazia v hornej časti zoznamu ako karty. To vám umožní ľahko sa medzi nimi pohybovať.

Zdieľajte alebo exportujte zoznam

Ak chcete zoznam zdieľať s priateľom, členom rodiny alebo spolupracovníkom, jednoducho skopírujte a prilepte poskytnutý odkaz tam, kde je to potrebné. Môžete tiež upraviť nastavenia zdieľania pre úpravu zoznamu, vyžadovanie hesla a nastavenie dátumu vypršania platnosti.

Ak chcete svoj zoznam zdieľať ako jednorazovú snímku, môžete ho exportovať do súboru CSV.

Ďalšie funkcie

Tu je len niekoľko funkcií navyše, vďaka ktorým sú zoznamy Microsoft pekným organizátorom.

• Obľúbené na vašej hlavnej stránke zoznamov Microsoft.
• Filtre na vyhľadanie konkrétnych položiek, stavov, dátumov, názvov a ďalších položiek vo vašom zozname.
• Formátovanie stĺpcov na skrytie, zobrazenie, nastavenie podmieneného formátovania a použitie striedajúcich sa riadkov.
• Pridajte novú položku vo vyhradenom okne alebo v zobrazení mriežky.

Microsoft Lists je solídny nástroj na správu všetkého od domáceho inventára a školských rozvrhov na osobné použitie až po publikovanie obsahu a plánovanie udalostí pre malé podniky.