Ušetrite čas používaním šablón Gmailu

Ak používate šablóny na rýchle začatie práce s dokumentmi, zostavami alebo tabuľkami, poznáte ich hodnotu ako úsporu času. V Gmaile si môžete vytvoriť svoje vlastné šablóny, aby ste ušetrili čas na e-maily, ktoré často odosielate.

Možno pravidelne posielate novinky svojmu nadriadenému, požadujete aktualizáciu od svojho tímu alebo dávate klientovi vedieť, že ste dostali jeho spätnú väzbu. Namiesto opakovaného vytvárania rovnakej správy môžete vytvoriť a znova použiť šablónu.

Povoliť šablóny v Gmaile

V čase písania tohto článku vo februári 2022 môžete vytvárať a používať šablóny iba na webe Gmail, nie v mobilných aplikáciách. Ak chcete začať, budete musieť povoliť šablóny v nastaveniach Gmailu.

Kliknutím na ikonu ozubeného kolieska vpravo hore zobrazte bočný panel a potom vyberte možnosť „Zobraziť všetky nastavenia“.

Vyberte kartu Rozšírené a napravo od položky Šablóny vyberte možnosť Povoliť. Kliknite na „Uložiť zmeny“ v dolnej časti.

Uvidíte, že sa webová stránka Gmailu obnoví, aby sa prejavila zmena.

Vytvorte a používajte šablónu v Gmaile

Keď sú šablóny zapnuté, kliknite vľavo hore na „Napísať“ a napíšte správu ako obvykle. Voliteľne môžete do e-mailu zahrnúť aj riadok Predmet.

Keď ste pripravení uložiť e-mail ako šablónu, kliknutím na tri bodky v jeho pravej dolnej časti otvorte Ďalšie možnosti. Presuňte kurzor na Šablóny a potom vyberte Uložiť koncept ako šablónu > Uložiť ako novú šablónu.

V zobrazenom poli pomenujte šablónu a kliknite na „Uložiť“.

Ak chcete e-mail odoslať, môžete tak urobiť bez ovplyvnenia uloženej šablóny. Ak chcete jednoducho zatvoriť e-mail a použiť šablónu neskôr, kliknite na X vpravo hore.

Keď je čas použiť šablónu, kliknite na „Napísať“ a vytvorte novú správu. Kliknite na tri bodky v pravej dolnej časti správy a prejdite na položku Šablóny. Vo vyskakovacom menu Vložiť šablónu vyberte názov šablóny.

Potom sa vaša šablóna zobrazí v okne e-mailu. Ak chcete, môžete v správe pridať alebo upraviť informácie. Opäť to neovplyvní uloženú šablónu a poskytne vám rýchly východiskový bod pre váš e-mail. Takže môžete zadať dátumy, mená alebo čokoľvek, čo potrebujete. Potom pridajte príjemcu a pošlite ho na cestu.

Upravte šablónu Gmailu

Ak vaša šablóna potrebuje zmenu, môžete v šablóne Gmail vykonať trvalé zmeny a prepísať existujúcu šablónu. Kliknite na „Vytvoriť“ a vložte šablónu, ako je popísané vyššie. Vykonajte úpravy.

Potom kliknite na tri bodky a prejdite na Šablóny > Uložiť koncept ako šablónu. Uvidíte vyskakovacie menu Prepísať šablónu.

Vyberte šablónu, ktorú chcete prepísať, a potom potvrďte kliknutím na „Uložiť“.

Odstráňte šablónu Gmailu

Ak uložíte šablónu, ktorú už nepotrebujete, môžete ju odstrániť. Kliknutím na „Napísať“ otvoríte okno e-mailu. Potom kliknite na tri bodky a prejdite na položku Šablóny > Odstrániť šablónu. V rozbaľovacej ponuke Odstrániť šablónu vyberte názov šablóny, ktorú chcete odstrániť.

Potom potvrďte kliknutím na „Odstrániť“.

Ďalšie spôsoby použitia šablón nájdete v článku o odosielaní automatických e-mailov v Gmaile.